Agencias de marketing: lo que cubre la cuota de cada cliente

Un CRM para agencias de marketing sirve para que la cuenta de cada cliente diga qué incluye la cuota mensual, en qué va cada campaña, qué aprobaciones faltan y qué gastos adelantó la agencia por él. Con eso a la vista, la agencia cobra aparte lo que no estaba incluido sin discutirlo a fin de mes. Los anuncios, las métricas y la programación de redes siguen en las herramientas que el equipo ya usa para eso.

Imagina el último día del mes en una agencia que lleva ocho cuentas. Una clienta escribe molesta: la factura trae una línea de pauta y otra por una campaña de temporada, y ella entendía que todo entraba en la cuota. La ejecutiva de la cuenta sabe que no es así, pero lo que se acordó está en un correo de hace cinco meses, la pauta se pagó con la tarjeta de la agencia y las aprobaciones de las piezas quedaron repartidas en tres chats. Tiene razón y no puede demostrarlo.

Qué guarda un CRM para agencias de marketing

En AgentticCRM cada cliente tiene una ficha en Clientes y contactos desde la que se llega a sus contactos, notas, propuestas, proyectos, tareas, gastos, facturas y archivos. Para una agencia de marketing, conviene que ahí estén:

• Quién aprueba las piezas del lado del cliente y quién recibe las facturas, que muchas veces no son la misma persona.
• La propuesta aceptada con lo que entra en la cuota.
• Una campaña por proyecto, con sus fases y sus tareas.
• Los gastos que la agencia pagó por el cliente.

En la sección Rentabilidad de la ficha aparecen lo facturado, lo cobrado, lo pendiente, los gastos y el neto de ese cliente, y desde ahí se imprime su estado de cuenta.

La cuota mensual, escrita en una propuesta

La discusión de fin de mes casi siempre empieza porque nadie escribió qué cubre la cuota. En Propuestas, cada línea admite una descripción con párrafos y listas, que es el lugar para poner, por ejemplo, cuántas publicaciones al mes, cuántas rondas de cambios por pieza y qué queda fuera.

Cuando el cliente acepta en su portal, la aceptación queda con su nombre y su fecha, y la propuesta ya no se modifica. Si el alcance cambia el año siguiente, se duplica la propuesta y se envía una nueva versión, con el original intacto.

Esa cuota se programa luego como factura recurrente cada mes o cada varios meses, el día que elijas del 1 al 28. Puedes dejar que se genere y se envíe sola o revisarla antes de que salga. Lo explicamos en retainer mensual sin olvidar ninguna cuota.

Cada campaña como proyecto, cada aprobación como tarea del cliente

Una campaña de temporada tiene fases que se repiten: estrategia, piezas, pauta y cierre. En Proyectos cada fase lleva fechas y una persona a cargo, y cada tarea su responsable y su vencimiento. El tiempo que el equipo registra en esas tareas suma en el proyecto, así sabes cuántas horas se llevó la campaña aunque no se cobren aparte.

Las aprobaciones son las que más frenan una campaña. La tarea «Aprobar las piezas de la semana 2» se asigna a la persona del cliente que decide. Le llega un aviso en su portal y un correo con un enlace para confirmarla, aunque no tenga cuenta, y cuando responde la tarea se cierra. Los comentarios de las tareas son internos por defecto, y el cliente sigue en su portal solo el avance que marcaste como visible.

La pauta que la agencia paga por el cliente

Muchas agencias pagan los anuncios con su propia tarjeta y luego los cobran al cliente. Si ese pago se anota en una hoja aparte, a veces se olvida en la factura. En Gastos se registra con su importe, su fecha, el cliente y el proyecto de la campaña, y se marca Facturable al cliente.

Desde ese momento queda en espera. Cuando abres una factura en borrador de ese cliente, un aviso te dice cuántos gastos tiene esperando y cuánto suman, y con Agregar a la factura entran como líneas. Un gasto cargado en una factura no se puede cobrar otra vez, y si descartas esa factura, vuelve a quedar en espera. El paso a paso está en gastos refacturables.

Cuando el cliente pide algo que no estaba en la cuota

Puede ser un video extra, una landing para un evento o una ronda de cambios que no estaba prevista. Hay dos maneras de llevarlo. Si es un encargo con precio cerrado, se prepara una propuesta aparte y, cuando el cliente la acepta, se convierte en factura con sus mismas líneas. Si se cobra por tiempo, se abre una tarea facturable con su precio por hora y las horas se facturan desde el proyecto. Cómo hacerlo sin regalar tiempo lo contamos en horas facturables en agencias.

En los dos casos, la clienta del último día del mes encuentra en su portal la propuesta que aceptó y sus facturas, con la cuota y lo extra en líneas distintas.

Lo que sigue en tus herramientas de anuncios y redes

AgentticCRM no publica anuncios, no programa publicaciones en redes y no trae las métricas de las plataformas publicitarias. Organiza la cuenta del cliente, el trabajo, las aprobaciones y lo que se factura. La página para agencias de marketing digital detalla ese límite. Los informes de resultados de cada campaña siguen saliendo de tus herramientas de medición, y puedes guardarlos como archivos en el proyecto de esa campaña.

Preguntas frecuentes

¿AgentticCRM gestiona las campañas en las plataformas de anuncios?

No. Las campañas se crean y se miden en sus plataformas. En AgentticCRM queda el trabajo de la agencia alrededor de cada campaña: las tareas, las aprobaciones, los gastos y la factura.

¿El cliente puede aprobar una pieza sin tener cuenta en el portal?

Sí. Cuando le asignas la tarea en el proyecto, recibe un correo con un enlace para confirmarla aunque no tenga cuenta en el Portal de clientes.

¿Cómo sé si la cuota de un cliente todavía me deja margen?

En la ficha del cliente, la sección Rentabilidad muestra lo facturado, lo cobrado, los gastos y el neto. Si además registras las horas de las tareas incluidas en la cuota, ves cuánto trabajo cubre en realidad.