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Tareas y tiempo

Tareas y tiempo organiza el trabajo del día a día de tu equipo. Crea una tarea suelta o relaciónala con un proyecto, un cliente, un ticket u otro registro, asígnala con fecha y prioridad, y registra el tiempo que le dedicas con un temporizador o a mano.

  • Tareas sueltas o vinculadas a un proyecto u otro registro
  • Tareas que se repiten cada semana, mes, trimestre o año
  • Temporizador en vivo o minutos anotados a mano
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Pantalla de ejemplo con datos ficticios.

Tareas con o sin proyecto

Casi todo el trabajo diario no es un proyecto: llamar a un cliente, revisar un contrato, preparar una reunión o perseguir un pago. En Tareas y tiempo, una tarea puede existir sola, sin proyecto, y para crearla solo necesitas un título.

Cuando te sirve, relaciónala con el registro del que salió. El nombre de ese registro aparece en la tarea como un enlace, así cualquiera entiende de dónde viene el trabajo y abre su ficha con un clic.

Si la creas desde un ticket o desde una oportunidad, la relación ya viene puesta y nadie la cambia por error.

Qué incluye cada tarea

  • Varios responsables y quién la asignó

    Pon a una o varias personas en la tarea. Todas la ven en su propia lista, la primera es la principal y siempre queda a la vista quién la asignó.

  • Estado y prioridad

    Cuatro estados, de Por hacer a Hecho, y cuatro prioridades, de Baja a Urgente. Cámbialos desde la misma lista, sin abrir la tarea.

  • Tareas que se repiten

    Elige cada semana, cada 2 semanas, cada mes, cada 3 meses, cada 6 meses o cada año. Al marcarla como hecha, se crea la siguiente con su nueva fecha.

  • Subtareas con su propio responsable

    Divide la tarea en pasos y asigna cada uno a quien lo hará. Al marcar la última subtarea, la tarea pasa a Hecho; si desmarcas una, vuelve a En curso.

  • Comentarios con menciones, archivos y grabaciones

    Menciona a un compañero para avisarle, adjunta hasta 10 archivos por comentario y pega un video de YouTube, Vimeo o Loom para verlo ahí mismo. Solo tu equipo lee los comentarios, salvo que en una tarea de proyecto elijas mostrarle uno a tu cliente.

  • Facturable, con precio por hora

    Marca la tarea como facturable y ponle un precio por hora: junto al tiempo registrado verás cuánto vale ese trabajo.

Dos formas de registrar el tiempo

Cada registro guarda quién dedicó el tiempo, cuántos minutos y en qué día, y se suma al total de la tarea.

Temporizador

  • Pulsa Iniciar temporizador al empezar y Detener al terminar
  • Ves el tiempo correr en horas, minutos y segundos
  • Al detenerlo, el tiempo queda registrado en minutos
  • Cada persona tiene un solo temporizador en marcha a la vez

Registro manual

  • Anota los minutos que dedicaste
  • Agrega una nota sobre lo que hiciste
  • Sirve para una llamada o una visita que ya ocurrió
  • Cada persona puede borrar sus propios registros

En las tareas de un proyecto, cada registro cuenta también para el total del proyecto.

Todas tus tareas en una sola lista

La lista de Tareas junta las tareas sueltas y las que vienen de proyectos, tickets, clientes, facturas, propuestas u oportunidades. Arriba, cuatro tarjetas cuentan las tareas por estado y cuántas están vencidas.

Cada persona ve las tareas que le asignaron y las que ella asignó. Quien tiene permiso para ver todo el trabajo de la organización ve también las de los demás y puede acotarlas a las suyas con un filtro.

Tus filtros, columnas y orden se guardan contigo, así la lista se abre como la dejaste.

Si inicias el temporizador en otra tarea, el que tenías en marcha se detiene solo y guarda su tiempo, así las mismas horas nunca se cuentan dos veces.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que crear un proyecto para usar tareas?

No. Una tarea puede existir sola, sin proyecto. Al crearla decides si la relacionas con un proyecto, un cliente, un ticket, una factura, una propuesta o una oportunidad.

¿Mi equipo se entera cuando le asigno una tarea?

Sí. Cada persona que agregas recibe un aviso, y quienes llevan la tarea se enteran cuando alguien la termina o cuando cambian su fecha, su prioridad o su fase. Corregir el título o la descripción no genera avisos.

¿Qué pasa cuando una tarea se vence?

Quienes la llevan reciben un aviso, su fecha se marca como vencida en la lista y aparece entre las tareas atrasadas de su resumen del día en el Panel principal.

¿Puedo asignarle una tarea a alguien de mi cliente?

Sí, cuando la tarea está relacionada con ese cliente, con uno de sus proyectos o con uno de sus tickets. La persona recibe un correo con un enlace para confirmarla, aunque no tenga cuenta en el Portal de clientes.

¿Cómo facturo el tiempo registrado?

Desde el proyecto. AgentticCRM prepara un borrador de factura con las horas del proyecto que aún no se facturaron, a su tarifa por hora. Las horas ya facturadas no se cobran otra vez, y si descartas el borrador vuelven a quedar pendientes.

¿Quién puede eliminar una tarea?

Quien la asignó, siempre que su rol le permita eliminar tareas. Así nadie borra por su cuenta un trabajo que le encargaron.

¿Puedo organizar mis tareas desde ChatGPT o Claude?

Sí. Tu asistente conectado crea la tarea con su lista de pasos, marca los que ya están hechos, mueve un paso a otra tarea del mismo proyecto o se la pasa a tu cliente cuando depende de él.

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