Rol
- Decide qué puede ver y hacer la persona en AgentticCRM
- Administrador, Gerente, Contabilidad, Miembro, Observador o un rol propio
- Se afina con permisos individuales
Administración de la organización
Administración de la organización reúne en Ajustes los datos de tu empresa, tu equipo y lo que puede hacer cada persona. Configura una vez tu identidad, tu moneda y tu idioma, invita a tu equipo por correo y dale a cada persona un rol con los permisos que necesita.
- Tus datos de empresa en cada propuesta y factura
- Invitaciones por correo con un enlace de un solo uso
- Roles con permisos que ajustas persona por persona
Pantalla Equipo de AgentticCRM dentro de Ajustes, con datos ficticios: el uso del plan, seis de diez usuarios del equipo, y los botones Invitar miembro y Agregar miembro; la tabla del equipo con la búsqueda, los filtros por rol y por estado y las columnas Miembro, Rol, Estado, Desde, Tareas abiertas y Último acceso. Seis personas: la administradora que mira la pantalla, marcada como Tú; dos gerentes; un miembro; una persona con el rol propio Finanzas, y una invitación pendiente que se puede reenviar. Debajo, los agentes conectados: uno de la organización, que actúa con el rol de quien lo pide, y un agente personal que actúa como la persona que lo conectó.
Los datos de tu empresa, configurados una vez
En Empresa guardas el nombre, la razón social, la identificación fiscal, el logo, el contacto y la dirección de tu negocio. Esos datos aparecen en tus propuestas, en tus facturas y en el Portal de clientes.
En Valores por defecto eliges la moneda, el idioma, la zona horaria y cómo se escriben los importes. En Predeterminados de facturación defines prefijos, formato de numeración, días de vencimiento y condiciones de pago para los documentos nuevos.
Invita y administra a tu equipo
En Miembros del equipo ves a cada persona con su rol, su estado, su último acceso y sus tareas abiertas y vencidas.
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Invitaciones por correo
La persona recibe un enlace seguro para crear su contraseña. Si se le perdió, lo reenvías y el anterior deja de funcionar.
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Permisos persona por persona
Parte de los permisos del rol y agrega o quita los que necesita una persona concreta. Con Restablecer al rol deshaces esos ajustes.
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Roles propios
Crea un rol desde cero, a partir de otro o desde una plantilla. Cada cambio se aplica a todas las personas que tienen ese rol.
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Ayuda para volver a entrar
Envía un enlace para restablecer la contraseña. Asignar una contraseña a otra persona es un permiso aparte que por defecto solo tiene el Administrador.
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Desactivar sin perder el historial
Al desactivar a alguien se cierra su sesión y ya no puede entrar, pero todo su trabajo se conserva a su nombre.
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Agentes conectados a la vista
Si alguien conecta ChatGPT, Claude u otro agente, aparece en la misma pantalla, en Agentes, junto a la persona por la que actúa.
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Solicitudes de privacidad
Registra una solicitud, asígnala a una persona y sigue su estado. Con los permisos correspondientes, prepara una copia de los datos o revisa una solicitud de eliminación antes de ejecutarla.
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Sesiones e identidades de tu perfil
Desde tu perfil revisa las sesiones abiertas, cierra otras sesiones y administra las identidades vinculadas a tu cuenta.
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Modo de privacidad para presentaciones
Activa el modo de privacidad para ocultar datos en las pantallas que lo admiten mientras muestras el espacio de trabajo.
Rol, cargo y unidad: qué define cada uno
Son tres datos distintos de cada persona y conviene no mezclarlos.
Cargo
- Describe qué hace la persona en tu empresa
- Responsabilidades, facultades de decisión y ruta de escalamiento
- Responde «quién lo hace» en la Base de conocimiento y chat
Unidad
- Indica a qué área, departamento o equipo pertenece
- Forma el organigrama, que también puedes ver como árbol
- No da ni quita acceso a nada
Así puedes reorganizar áreas y puestos sin tocar lo que cada persona puede hacer en el sistema.
Nadie puede cambiar su propio rol ni sus propios permisos, ni desactivar su propia cuenta: esos cambios siempre los hace otra persona y quedan anotados en la Bitácora de actividad.
Cómo se pone en marcha una organización nueva
La guía de puesta en marcha está en el Panel principal: muestra cada paso con su estado y solo incluye lo que trae tu plan.
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Nombre y correo de la organización
Es lo primero que se pide al crear la cuenta. Puedes dejarlo a medias y seguir después sin volver a escribirlo.
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Moneda, idioma y zona horaria
Al confirmarlos se abre el Panel principal y ya puedes empezar a trabajar.
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Datos para facturar
Razón social, identificación fiscal, logo, dirección y condiciones de pago, antes de emitir tu primera propuesta o factura.
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Equipo y herramientas
Invita a tus compañeros, conecta el correo de la organización, prepara el embudo de ventas y programa los puntos de recuperación.
- 5roles listos para usar: Administrador, Gerente, Contabilidad, Miembro y Observador
- 140+permisos, ordenados en 8 grupos según el tipo de trabajo
- 10pasos como máximo en la guía de puesta en marcha
- 3formas de confirmar el acceso: código por correo, aplicación o clave de acceso
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear roles distintos a los cuatro que vienen incluidos?
Sí, según tu plan. En Roles y permisos creas roles propios desde cero, a partir de otro rol o desde una plantilla. Ajustar los permisos de una persona concreta está disponible en todos los planes.
¿Qué pasa con el trabajo de alguien que deja el equipo?
Lo desactivas: su sesión se cierra, ya no puede entrar y todo lo que hizo sigue a su nombre. Si vuelve, lo reactivas desde su ficha.
¿Las cuentas pueden tener verificación en dos pasos?
Sí. Cada persona la activa en Mi perfil, en Seguridad de la cuenta, con códigos por correo, una aplicación de autenticación o claves de acceso, y guarda códigos de recuperación por si pierde el acceso.
¿Todas las personas ven los mismos Ajustes?
No. Cada persona ve solo las secciones que su rol le permite. Un Miembro, por ejemplo, no ve los datos fiscales ni los predeterminados de facturación, pero puede trabajar en Servicios o Formularios si tiene esos permisos.
¿Cuántas personas puedo invitar?
Depende de tu plan. Miembros del equipo muestra cuántos usuarios usas frente a los que incluye, y Plan y consumo reúne todos tus límites en un solo lugar.
Lo que configuras aquí se usa en
- Actividad y auditoríaInvitaciones, cambios de rol y ajustes de permisos quedan registrados con quién los hizo.
- Correo de la organizaciónConecta la dirección desde la que salen tus propuestas, facturas e invitaciones.
- Importación y migración de datosImporta áreas, cargos y miembros del equipo revisando cada fila antes de crear nada.
- Base de conocimiento y chatLos cargos que describes responden «quién lo hace» en las búsquedas.
- Recuperación de la organizaciónTu configuración, con roles, cargos y organigrama, puede volver a un punto anterior.
- FacturasLa razón social, el logo y las condiciones de pago salen en cada factura.
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