Gastos refacturables: cobra lo que pagaste por un cliente

Un gasto refacturable es lo que tu empresa pagó por encargo de un cliente y que le vuelves a cobrar: el vuelo para visitar su planta, la imprenta de su evento, la licencia que compraste para su proyecto. Para cobrarlo hay que registrarlo con el nombre del cliente el día que se paga y dejarlo marcado como pendiente hasta su próxima factura. Si solo vive en el extracto de la tarjeta, lo normal es que nunca vuelva.

Piensa en una productora que filma un video institucional. Durante el rodaje alguien paga el alquiler de un equipo de luces, la comida del equipo y dos taxis. El presupuesto aprobado decía que esos costos se cobraban aparte. Un mes después, la persona que prepara la factura tiene las horas del proyecto y la propuesta, pero los comprobantes están en el correo de quien pagó, y uno se quedó en el bolsillo de una chaqueta. La factura sale con lo que se sabe, y el resto lo absorbe la productora.

Qué cuenta como gasto refacturable y qué no

No todo lo que gastas mientras trabajas para un cliente se le cobra. La regla útil es que el gasto sea consecuencia directa de un encargo suyo y que el cliente lo haya aceptado, por escrito, en la propuesta o en el contrato. Algunos ejemplos habituales en empresas de servicios:

• Viajes y viáticos para trabajar en sus instalaciones.
• Proveedores contratados para su proyecto: imprenta, alquiler de equipo, traducciones, un fotógrafo.
• Licencias, dominios o servicios comprados a su nombre o para su uso exclusivo.
• Envíos y trámites que hiciste por él.

Lo que no suele entrar es lo que cuesta operar a tu empresa en general: tu oficina, tus herramientas internas, la publicidad propia. Eso reduce tu margen, pero no se le pasa a ningún cliente. Cómo se trata cada caso en impuestos depende de tu país; esa parte conviene revisarla con tu contador.

Por qué los gastos refacturables se quedan sin cobrar

El gasto y la factura casi nunca los hace la misma persona, ni en el mismo momento. Quien paga está en el rodaje, en la visita o comprando la licencia. Quien factura lo hace semanas después, a partir de lo que tiene a mano. Si el gasto no quedó apuntado con su cliente, para el que factura no existe.

Hay otros motivos que se suman. Se decide «lo agregamos en la siguiente» y la siguiente factura la prepara otra persona. Se cobra un gasto dos veces porque nadie sabe si ya entró en la factura anterior. O se pierde el comprobante y, sin él, cuesta justificarle el importe al cliente.

Registrar el gasto con su cliente desde el primer día

En los gastos de AgentticCRM cada registro lleva descripción, importe y fecha, y puedes añadir el proveedor, su identificación fiscal y el número de comprobante. Eliges una de seis categorías fijas (Software, Contratista, Marketing, Oficina, Viajes y Otro), que son las mismas para todo el equipo y todo el año, así que el gasto de un mes se puede comparar con el de otro.

Al registrarlo asocias el gasto al cliente y, si corresponde, a su proyecto, y marcas la casilla Facturable al cliente. Desde ese momento queda Por facturar, esperando, sin que nadie tenga que anotarlo en otra lista. Si lo registraste sin marcarlo, lo editas, le pones el cliente y marcas la casilla; mientras no haya entrado en una factura, sigue disponible para la siguiente.

Del gasto en espera a la línea de la factura

Cuando abres una factura en borrador de ese cliente, un aviso arriba te dice cuántos gastos tiene esperando y cuánto suman. Pulsas Agregar a la factura y todos los que estaban en espera pasan a ser líneas, con su descripción y su importe, de una vez. La factura puede llevar además las líneas de la propuesta aceptada o las horas del proyecto, como contamos en de la propuesta al cobro sin cambiar de programa.

Al cargarse, cada gasto queda enlazado a esa factura y ya no se puede cobrar otra vez. Si la factura se descarta o se anula, los gastos vuelven a quedar en espera para la siguiente, así que ninguno se pierde por el camino ni se cobra dos veces. Puedes ver más sobre cómo se emite, se envía y se sigue el saldo en facturas.

Lo que te dice el neto por cliente

Cuando los gastos llevan el nombre del cliente que los causó, el expediente de cada cliente muestra su pestaña de gastos y su resultado neto. Esa cifra responde a una pregunta incómoda: cuál de los clientes que más te facturan es, al final del año, el que menos te deja. Sin gastos asignados, esa pregunta no tiene respuesta.

Si tu empresa trabaja con cuentas corporativas grandes, donde los gastos de cada sede o programa se acumulan durante el mes, mira cómo lo organiza un laboratorio con cuentas corporativas.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un gasto refacturable?

Es un gasto que tu empresa pagó por un encargo de un cliente y que se le vuelve a cobrar en su factura, normalmente porque así quedó acordado en la propuesta o el contrato.

¿Puedo marcar un gasto como facturable después de registrarlo?

Sí. Editas el gasto, le asignas el cliente y marcas Facturable al cliente. Mientras no se haya cargado en una factura, entra en la siguiente.

¿Qué pasa si anulo la factura donde estaba el gasto?

El gasto vuelve a quedar en espera y aparece de nuevo cuando prepares la próxima factura de ese cliente.

¿Sirve para llevar la contabilidad o pagar a proveedores?

No. Gastos registra lo que sale y lo que vuelve al cliente. Los pagos a proveedores, la nómina y la contabilidad general se quedan en el sistema donde ya los llevas.