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Gastos

Gastos es donde queda lo que sale: la licencia, el viaje, el contratista, la oficina. Cada uno con su categoría y, cuando corresponde, con el cliente que lo provocó. Los que le tocan a él vuelven convertidos en línea de su próxima factura, y el resto te dice lo que cuesta trabajar.

  • Lo gastado por categoría, mes, año y cliente
  • Los gastos del cliente vuelven en su factura
  • Beneficio real: lo cobrado menos lo gastado
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Pantalla de ejemplo con datos ficticios.

Lo que hace Gastos

  • Datos del gasto y del comprobante

    Registra descripción, importe y fecha. Añade el proveedor, su identificación fiscal y el número de comprobante para conservar el detalle de la compra.

  • Seis categorías para toda la casa

    Software, Contratista, Marketing, Oficina, Viajes y Otro. Las mismas todo el año y para todo el equipo, que es lo que permite comparar un mes con otro.

  • Atribuido a un cliente

    Asocia el gasto al cliente y, cuando corresponda, a su proyecto para identificar qué trabajo lo originó.

  • Facturable al cliente

    Marcas la casilla y ese importe espera a la próxima factura de ese cliente, donde entra como una línea más sin volver a escribirlo.

  • Beneficio, no solo ingresos

    Lo cobrado menos lo gastado, del mes y del año, en el Panel principal, y con el detalle por categoría en Reportes.

  • Encuentra y descarga

    Filtras por categoría, con el número de gastos que tiene cada una, o escribes lo que recuerdes. Lo que quede filtrado se baja a una hoja de cálculo.

  • Impuestos, retenciones y costo

    Añade varios impuestos y retenciones por comprobante, e identifica el impuesto recuperable como crédito fiscal. El desglose distingue el costo del gasto del total pagado. Si solo tienes el total, introdúcelo para calcular la base según los impuestos y retenciones configurados.

Por qué las categorías no se inventan sobre la marcha

Son seis y son fijas, a propósito. El gráfico de gasto por categoría solo sirve si todo el equipo usa las mismas etiquetas durante todo el año. Con categorías libres, en tres meses hay cuarenta nombres para la misma cosa y ninguna comparación en pie.

Lo que sí es libre es la descripción. Ahí explicas para qué era y quién lo decidió, y el buscador la encuentra después por cualquier palabra que recuerdes.

El gasto propio y el gasto del cliente

Gasto propio

  • Licencias, oficina, publicidad, viajes de tu equipo
  • Reduce el beneficio del mes y el del año
  • Suma en el gráfico de gasto por categoría
  • No se le cobra a nadie: es lo que cuesta operar

Gasto facturable al cliente

  • El proveedor o el viaje que contrataste para un encargo suyo
  • Lleva su cliente y la casilla de facturable marcada
  • Espera, marcado como Por facturar, hasta su próxima factura
  • Al cargarlo queda enlazado, y ya no se puede cobrar otra vez

Cómo vuelve un gasto al cliente

  1. Regístralo y márcalo

    Al crear el gasto eliges al cliente y marcas Facturable al cliente. Desde ahí queda en espera, sin que nadie tenga que anotarlo en otro sitio.

  2. Abre la factura de ese cliente

    En cuanto tienes una factura suya en borrador, un aviso arriba te dice cuántos gastos tiene esperando y cuánto suman entre todos.

  3. Pulsa Agregar a la factura

    Los gastos en espera pasan a ser líneas de la factura, con su descripción y su importe. Entran los que había, de una vez.

  4. Y si esa factura no llega a salir

    Si la descartas o la anulas, los gastos vuelven a quedar en espera para la siguiente. Ninguno se pierde por el camino y ninguno se cobra dos veces.

El neto por cliente contesta la pregunta incómoda: cuál de los que más te facturan es, a fin de año, el que menos te deja. Esa cifra solo aparece si los gastos llevan el nombre del cliente que los causó.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear mis propias categorías?

Las seis que trae son fijas, y es la decisión que hace comparable el gasto entre meses y entre personas. El detalle va en la descripción, que es libre y se puede buscar palabra por palabra.

¿En qué moneda se registran los gastos?

En la de tu organización, la misma en la que lees todos tus totales. Así el gasto del mes, el beneficio y el flujo de caja se suman limpios, sin mezclar un tipo de cambio que nadie fijó.

¿Puedo marcarlo como facturable después de haberlo registrado?

Sí. Editas el gasto, marcas la casilla y le pones el cliente. Mientras no lo hayas cargado en una factura, sigue disponible para la siguiente.

¿Ve todo el equipo lo que gasta la empresa?

Solo quien tenga permiso para verlo. Las cifras de gasto y de beneficio del Panel principal aparecen únicamente a esas personas; el resto del equipo trabaja sin verlas.

¿Sirve para pagar a proveedores o llevar la nómina?

No: Gastos es el registro de lo que sale y de lo que vuelve al cliente. Las órdenes de compra, los pagos a proveedores y la nómina se quedan en el sistema donde ya los llevas.

Gastos se cruza con

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