La entrega forma parte del trabajo
Un proyecto puede estar terminado para el equipo y, sin embargo, seguir pendiente para el cliente porque los archivos finales están dispersos entre adjuntos, enlaces de almacenamiento y mensajes reenviados. Transferencias permite preparar la entrega desde el mismo entorno donde se conoce al cliente y se sigue el trabajo. El archivo viaja con un nombre reconocible, un destinatario definido y una fecha en la que dejará de estar disponible.
Cada transferencia admite 20 archivos y 2 GiB por transferencia como máximo. Ese límite ayuda a tratarla como una entrega concreta, no como un archivo permanente. Si el cliente necesita consultar materiales durante meses, conviene conservar la copia maestra en Documentos o Galería y utilizar la transferencia solo para el momento en que debe llegar.
Preparar antes de compartir
La entrega comienza reuniendo los archivos definitivos, confirmando las direcciones y eligiendo una caducidad proporcional. Mientras los archivos suben, la transferencia permanece en preparación. No debe presentarse al destinatario como lista hasta que todos hayan terminado y la pantalla muestre su estado. Si una carga falla, es preferible reintentar la misma entrega que crear varias copias idénticas sin saber cuál sigue activa.
Después de la carga, cada archivo puede aparecer como limpio, sin analizar, bloqueado o con error. “Sin analizar” no significa que esté limpio. Si el análisis no pudo completarse, la persona responsable debe decidir si verifica el archivo por otro medio antes de enviarlo. La función hace visible la incertidumbre para que nadie confunda una entrega creada con una entrega validada.
Un enlace que puede revisarse y cortarse
El destinatario abre una página sencilla, ve la lista y descarga sin crear una cuenta. Puedes enviar el enlace directamente o añadir una dirección para que la plataforma intente notificarlo. La notificación indica que la entrega fue enviada al servicio de correo; la actividad de descarga es la señal que permite saber si alguien realmente accedió al archivo.
Si el enlace se compartió con la persona equivocada, reemplazarlo invalida los accesos anteriores y genera enlaces nuevos. Si el trabajo ya no debe estar disponible, revocar la transferencia corta las descargas y comienza el proceso de eliminación. La caducidad y la revocación controlan el acceso, aunque el espacio puede tardar en liberarse mientras termina la limpieza.
La entrega correcta para el trabajo correcto
Transferencias funciona bien al cerrar un proyecto, responder un ticket o entregar artes, respaldos y paquetes de trabajo que el cliente necesita descargar. También ayuda a que el equipo adopte un nombre común para sus entregas y pueda revisar quién creó un envío. Esa trazabilidad básica es más útil que depender de una búsqueda en el buzón de una sola persona.
No es una sala colaborativa, una firma electrónica, un archivo permanente ni una estructura de carpetas para trabajo continuo. Tampoco añade una contraseña adicional al enlace. Para texto sensible sin archivos, Envíos confidenciales ofrece otra experiencia; para activos que deben reutilizarse, Galería es el lugar adecuado. Elegir bien evita usar una entrega temporal como sustituto de una biblioteca.
Control después de enviar
La responsabilidad no termina cuando se copia el enlace. Conviene informar al destinatario de la fecha de caducidad, revisar si descargó los archivos y actuar si un envío queda pendiente o llega a una dirección incorrecta. Si el correo no se entrega, puedes revisar la dirección y reintentar; si sigue fallando, revocar y crear un envío nuevo evita dejar una entrega asociada a un destinatario equivocado.
La función no puede saber qué hizo la persona con un archivo después de descargarlo. Por eso la actividad de descarga debe entenderse como una señal de acceso, no como una prueba de uso responsable. La organización sigue necesitando revisar el contenido, escoger destinatarios y conservar la copia maestra cuando el material deba permanecer disponible.