Retainer mensual: facturarlo sin olvidar ninguna cuota

Para facturar un retainer mensual sin olvidar ninguna cuota, conviértelo en una factura recurrente: defines el cliente, las líneas, cada cuánto se repite y el día del mes, y cada cuota se genera en su fecha. En AgentticCRM las facturas recurrentes pueden generarse y enviarse solas, o quedar a la espera de que alguien las genere si prefieres revisarlas antes. Las horas que se pasan del retainer se facturan aparte, desde el proyecto, con el tiempo que tu equipo registró.

Imagina una agencia de marketing con once clientes en retainer. Casi todos pagan el día 1, dos pidieron el 15 y uno paga cada tres meses. La persona que emite las facturas lo lleva en una hoja y en recordatorios del calendario. Un mes se va de vacaciones, otro mes un cliente sube de plan y la cuota vieja sigue saliendo. Al cerrar el trimestre alguien revisa el banco y descubre que a un cliente no se le facturó marzo. Reclamar una cuota tres meses tarde incomoda a los dos lados y casi siempre termina en una negociación.

Por qué se escapa una cuota que nunca cambia

Una cuota fija parece lo más fácil de facturar, y por eso nadie la vigila. Depende de la memoria de una persona y de una lista que se actualiza a mano. Cada cliente tiene su propio día, su propia frecuencia y a veces su propio contacto de cobro. Cuando el acuerdo cambia, la factura del mes siguiente suele salir con el importe anterior porque el cambio quedó en un correo.

Hay un segundo problema: una cuota enviada todavía puede quedarse sin pagar durante meses. Si nadie revisa el saldo, el retainer sigue funcionando en la práctica mientras la deuda del cliente crece. Ese caso lo tratamos con más detalle en el artículo sobre cobros pendientes fuera del CRM.

Cómo programar el retainer como factura recurrente

Partes de una factura con las líneas del retainer, o de la propuesta aceptada que lo originó, y la marcas como recurrente. En Facturas eliges si se repite cada mes o cada varios meses y el día en que se genera, del 1 al 28, un día que existe en todos los meses. La programación queda visible con su próxima fecha, así que ya no depende de que alguien se acuerde.

Si el retainer cambia, detienes la programación anterior y programas una nueva con el importe actualizado. Las cuotas que ya se emitieron no se reescriben: si hay que devolver o descontar algo de un mes, se hace con una nota de crédito que queda ligada a la factura original, con su motivo y el saldo que resulta.

Automática o revisada antes de salir

Con la automatización activada, cada cuota se genera en su fecha, según la zona horaria de tu organización, y se envía por correo desde la dirección de tu organización. Sirve para retainers de importe fijo, con un cliente que no pide nada especial en cada factura.

Déjala apagada cuando cada mes necesitas mirar algo antes de enviar, por ejemplo un cliente que exige el número de su orden de compra en cada factura o un acuerdo con una parte variable. En ese caso las cuotas no se envían solas: las generas tú cuando toca, las revisas y las envías. Puedes combinar los dos modos según el cliente, siempre que el equipo sepa cuáles salen solos y cuáles esperan a una persona.

Las horas que se pasan del retainer

Muchos retainers incluyen un número de horas al mes y lo que exceda se cobra aparte. Para eso el tiempo tiene que estar registrado donde se hace el trabajo. En Tareas y tiempo cada persona registra sus horas con el temporizador o a mano, y una tarea marcada como facturable lleva su precio por hora.

Al cierre del mes creas la factura desde el proyecto: AgentticCRM prepara un borrador con las horas que aún no se facturaron, a su tarifa. Las horas ya facturadas no se cobran otra vez, y si descartas el borrador vuelven a quedar pendientes. La cuota fija sigue en su factura recurrente y las horas extra van en una factura aparte, lo que ayuda al cliente a entender qué paga por cada concepto. Si además pagaste algo por cuenta del cliente, los gastos marcados como refacturables aparecen listos para sumarse a esa factura.

Seguir el pago de cada cuota

Una vez enviada, cada factura tiene su saldo. Puedes enviar recordatorios a mano, uno por uno o de forma masiva, o activar avisos automáticos antes y después del vencimiento. Los avisos previos empiezan en 10, 5 y 1 días y puedes cambiarlos; para un cliente concreto ajustas la frecuencia, desactivas los avisos previos o eliges enviar a todos sus contactos de cobro.

Cuando el cliente paga, el equipo registra el pago, parcial o total, y el saldo se actualiza. Si tu cliente tiene acceso al Portal de clientes, ve ahí sus facturas, lo pagado y lo pendiente, y con Pagar ahora continúa en la página de pago de tu organización. El saldo baja cuando tu equipo registra ese cobro.

Si tu retainer es un contrato de mantenimiento con visitas técnicas, en el artículo sobre instalación y mantenimiento, de la visita a la factura seguimos ese trabajo completo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo programar un retainer trimestral?

Sí. La factura recurrente puede repetirse cada mes o cada varios meses, así que un retainer trimestral se programa igual que uno mensual, con el día del mes en que debe generarse.

¿Las facturas recurrentes se envían solas?

Solo si activas la automatización. Entonces cada cuota se genera en su fecha y sale por correo desde la dirección de tu organización. Con la automatización apagada, las generas tú cuando tocan.

¿Cómo cobro las horas que exceden el retainer?

Regístralas en tareas marcadas como facturables y crea la factura desde el proyecto. El borrador incluye solo las horas que aún no se facturaron, a su tarifa por hora.

¿AgentticCRM lleva la contabilidad del retainer?

No. Registra las facturas, los pagos y los gastos ligados al cliente; la contabilidad general y la conciliación bancaria siguen con tu contador.