Instalación y mantenimiento: de la visita a la factura

Un CRM para una empresa de instalación y mantenimiento reúne en la cuenta de cada cliente la evaluación del sitio, la propuesta aprobada, el trabajo de instalación, el contrato de mantenimiento, las solicitudes y las facturas. Así ventas, coordinación y facturación trabajan sobre la misma versión de lo que se prometió. AgentticCRM cubre esa parte, la del cliente, el alcance, los proyectos, las solicitudes y los ingresos; el despacho de técnicos, las rutas y el inventario de repuestos siguen en las herramientas que ya usas para eso.

Imagina una empresa que instala y mantiene equipos de climatización en oficinas. El vendedor hace la visita técnica y apunta medidas en una libreta. La propuesta sale en un documento que vive en su correo. Meses después, durante un mantenimiento, el técnico ve que hay que cambiar un compresor y se lo dice al administrador del edificio por WhatsApp. Facturación emite la cuota del mes sin saber nada del cambio, y cuando el cliente pregunta por el presupuesto del reemplazo, nadie encuentra quién lo prometió ni cuándo. La página de CRM para instalación y mantenimiento resume ese flujo completo; aquí lo seguimos paso a paso.

La visita técnica tiene que dejar algo escrito

Lo que se ve en la primera visita define todo lo que viene después, y suele quedarse en la cabeza de quien fue. En la ficha del cliente puedes dejar notas fechadas y con tu nombre, subir las fotos y el acta de la visita a sus archivos y programar un recordatorio para el seguimiento. Si te faltan datos propios del sitio, como el tipo de equipo instalado o el horario de acceso, los agregas como campos de la ficha y quedan disponibles para todo el equipo.

El tiempo de la visita también se registra. Una tarea admite minutos anotados a mano, pensados para una llamada o una visita que ya ocurrió, con una nota de lo que se hizo. Si la visita viene de una consulta nueva, la oportunidad vive en el Embudo de ventas con su responsable y su próxima acción como tarea con fecha.

De la propuesta aprobada a la instalación

La propuesta se arma con las líneas de tu catálogo de servicios y el cliente la acepta o la rechaza, por correo o desde su portal. Una vez aceptada, la instalación se organiza como un proyecto con fases, por ejemplo preparación, instalación y pruebas, cada una con fechas y una persona a cargo. Las tareas que dependen del cliente, como dar acceso al cuarto de máquinas o aprobar la fecha de corte, se le asignan a una persona de su empresa, que las confirma desde un enlace aunque no tenga cuenta.

La propuesta aceptada se convierte en factura con las mismas líneas, precios e impuestos. Si cobras por avance, emites una factura al cerrar cada etapa en lugar de esperar al final.

El contrato de mantenimiento, en dos piezas

Un contrato de mantenimiento tiene un ritmo de trabajo y un ritmo de cobro, y conviene llevarlos por separado. Para el trabajo, una tarea puede repetirse cada mes, cada 3 meses, cada 6 meses o cada año: cuando marcas la visita como hecha, se crea la siguiente con su nueva fecha, y esa fecha aparece en el calendario. Para el cobro, la cuota se programa como factura recurrente que se genera en su día; el artículo sobre facturas recurrentes para retainers explica cómo.

La frecuencia de las visitas la decides tú según el contrato. AgentticCRM no calcula planes de mantenimiento preventivo a partir de horas de uso ni lee datos de los equipos.

Las solicitudes que llegan fuera de calendario

Entre visitas programadas llegan las llamadas: un equipo que gotea, una alarma, un cambio de horario. Cada una se puede llevar como ticket en Tickets de soporte, con número, prioridad y responsable. El cliente lo abre desde su portal, o tu equipo lo crea cuando le escriben por WhatsApp, por correo o por teléfono. Cada prioridad tiene un plazo de respuesta en días y un ticket que lo supera se marca en rojo para atenderlo primero.

Dentro del ticket separas lo que lee el cliente de las notas internas del equipo, y puedes convertirlo en una tarea con fecha si hace falta una visita. Si el cliente responde a un ticket ya resuelto porque el problema volvió, el ticket se abre otra vez solo.

Cuando el mantenimiento descubre un reemplazo

Volvamos al compresor. El hallazgo puede convertirse en una oportunidad nueva, vinculada al mismo cliente, sin tocar el registro de la visita original, que queda completa. La oportunidad tiene su valor esperado, su responsable y su siguiente paso, y de ahí sale la propuesta del reemplazo. Si compras la pieza por cuenta del cliente, el gasto marcado como facturable espera a la próxima factura de ese cliente como una línea más. Facturación ve entonces el mantenimiento del mes y el reemplazo como dos cargos distintos, cada uno con su origen.

Si tu cartera de contratos vive hoy en una hoja de cálculo, el artículo sobre importar clientes desde Excel sin duplicados explica cómo traerla antes de empezar.

Preguntas frecuentes

¿AgentticCRM sirve para despachar técnicos o planificar rutas?

No. Coordina el cliente, el alcance, los proyectos, las solicitudes y los ingresos. El despacho de campo, la optimización de rutas, el GPS de técnicos, el inventario de repuestos y la telemetría de equipos quedan fuera.

¿Los técnicos lo usan desde el teléfono?

AgentticCRM está pensado para el navegador de una computadora. Lo habitual es que el técnico registre la visita al volver a la oficina o que la coordinación la anote con lo que él reporta.

¿Puedo cobrar el mantenimiento mensual sin emitirlo a mano?

Sí, con una factura recurrente y la automatización activada: cada cuota se genera y se envía por correo en su fecha. El pago lo registra tu equipo cuando llega, y con eso se actualiza el saldo.