Horas facturables: dónde pierde tiempo tu agencia

Una agencia deja de regalar horas facturables cuando el tiempo se anota en la misma tarea que se va a cobrar, con su precio por hora, el día en que ocurre el trabajo. Si la factura sale de esas horas registradas y no de lo que alguien recuerda a fin de mes, los pedidos pequeños dejan de desaparecer.

Imagina una agencia de diseño con un cliente en iguala mensual. Durante el mes llegan cambios «rápidos» por WhatsApp, una llamada para revisar un banner, dos rondas extra de ajustes a una presentación. Nadie los anota porque cada uno tomó media hora. El último día del mes, la responsable de la cuenta abre el calendario y el correo para reconstruir qué se hizo, factura la iguala y da por perdido el resto, aunque nadie haya decidido regalar esas horas.

Dónde se escapan las horas facturables en una agencia

Las horas que no se cobran casi nunca son grandes. Se van en lugares que se repiten de una agencia a otra:

• Pedidos fuera del alcance que llegan por un canal informal y se resuelven sin abrir nada.
• Trabajo que no pertenece a ningún proyecto, como preparar una reunión o revisar un contrato, y que por eso no tiene dónde anotarse.
• Registros hechos el viernes, de memoria, que redondean hacia abajo porque nadie quiere inflar su semana.
• Horas que sí se anotaron en una hoja, pero que nadie cruzó con la factura, o que se cobraron dos veces porque la hoja no decía cuáles ya habían salido.

Estos casos se corrigen cuando anotar el tiempo cuesta menos esfuerzo que saltárselo y cuando la factura se arma con lo anotado.

Anotar el tiempo en la tarea donde ocurre el trabajo

En Tareas y tiempo de AgentticCRM, una tarea puede existir sola, sin proyecto, con solo un título. Si sale de un cliente, un ticket, una propuesta o una oportunidad, la relacionas con ese registro y cualquiera entiende de dónde viene. Así la llamada para revisar el banner tiene un lugar donde quedar.

El tiempo se registra de dos maneras. El temporizador se inicia al empezar y se detiene al terminar; cada persona tiene uno solo en marcha, y si lo inicia en otra tarea, el anterior se detiene y guarda su tiempo, así las mismas horas no se cuentan dos veces. El registro manual sirve para lo que ya pasó: anotas los minutos y una nota de lo que hiciste. Cada registro guarda quién, cuántos minutos y qué día.

En las tareas de un proyecto, cada registro suma también al total del proyecto, y el proyecto puede llevar presupuesto y tarifa por hora.

Qué horas cobrar y a qué precio

Antes de anotar nada conviene decidir qué es facturable. En una iguala, parte del trabajo ya está pagado y otra parte es adicional. Si los dos tipos van a la misma tarea, a fin de mes no hay forma de separarlos.

Una práctica sencilla es abrir una tarea aparte para cada pedido fuera del alcance. Esa tarea se marca como facturable y lleva su precio por hora, y junto al tiempo registrado ves cuánto vale ese trabajo. Las tareas de la iguala se registran igual, aunque no se facturen, porque esas horas te dicen si la cuota mensual todavía cubre lo que el cliente pide.

De las horas registradas a la factura

Cuando el trabajo está en un proyecto, la factura se prepara desde ahí. AgentticCRM arma un borrador con las horas que todavía no se facturaron, a su tarifa por hora. Las horas que ya se cobraron no vuelven a entrar, y si descartas el borrador, quedan otra vez pendientes para la próxima factura.

Ese borrador se revisa antes de emitir. Es el momento de quitar una línea que se acordó no cobrar o de explicar en la nota qué incluye cada partida. Una vez emitida, la factura ya no se reescribe: si hay que descontar algo, se hace con una nota de crédito y queda el motivo.

Facturar las horas es la mitad del trabajo. La otra mitad es que se paguen, y eso tiene sus propios puntos donde se pierde dinero, como explica este artículo sobre cobros pendientes.

Una revisión corta cada semana

El registro funciona si alguien lo mira antes del cierre del mes. Basta una revisión breve el viernes: la lista de Tareas filtrada por estado muestra lo que quedó abierto, y en Reportes se consultan los reportes de proyectos, tareas y tiempo para ver qué se registró en la semana. Si una persona trabajó toda la semana en un cliente y no aparece ni una hora, se nota a tiempo para corregirlo.

Esa misma revisión sirve para hablar con el cliente antes de facturar. Decirle a mitad de mes que ya van varias horas de cambios fuera de la iguala es más fácil que sorprenderlo con la factura.

Si tu agencia además manda boletines o campañas a su lista de contactos, la pregunta siguiente es si eso cabe en el CRM o necesita otra herramienta. Lo explicamos en CRM y email marketing.

Preguntas frecuentes

¿Hay que registrar también las horas que no se facturan?

Conviene. Las horas de una iguala no se cobran aparte, pero te muestran cuánto trabajo cubre en realidad esa cuota y te dan datos para renegociarla.

¿El tiempo registrado se factura solo?

No. Tú decides cuándo facturar. Desde el proyecto se prepara un borrador con las horas pendientes y su tarifa, y lo revisas antes de emitirlo.

¿Qué pasa si alguien registró mal sus minutos?

Cada persona puede borrar sus propios registros y anotar de nuevo el tiempo correcto a mano, con una nota que explique el cambio.