Dejar Dynamics por un CRM más simple: qué revisar

Antes de migrar desde Microsoft Dynamics a un CRM más simple, revisa lo que tu organización fue construyendo encima: los campos que se agregaron, las reglas que hacían cosas solas, las conexiones con otros sistemas y el identificador de cada registro. Lo que encuentres decide qué se importa, qué se rehace a mano y qué tarea pasa a tener una persona responsable.

Piensa en una consultora de quince personas que usa Dynamics desde hace años. La implementación la hizo un partner que agregó campos y reglas a medida, y quienes los pidieron ya no trabajan ahí. El equipo decide cambiar a algo más sencillo, exporta los clientes y descubre que nadie sabe qué significa la mitad de las columnas.

Cada instalación es distinta según su versión y lo que configuró quien la implementó. Por eso esta lista se centra en lo que tu equipo usa; la forma de exportar la conoce quien administra tu instalación actual.

Haz el inventario de lo que tu equipo usa

Pregunta a cada rol qué pantallas, listas y reportes abre en una semana normal. Ventas dirá unas, cobranza otras y quien atiende solicitudes otras distintas. Lo que nadie menciona probablemente no necesita viajar.

Con la exportación delante, marca cada columna en una de tres casillas: se usa y se llena, existe pero casi siempre está vacía, o nadie sabe qué es. La tercera casilla es la que más tiempo ahorra, porque obliga a preguntar antes de importar algo que nadie entiende. Si quieres una regla para decidir qué datos llevar en general, la tienes en qué datos llevar al migrar de CRM.

Campos propios: cuáles tienen lugar en el CRM nuevo

Los campos agregados a lo largo de los años son la parte más difícil de un sistema muy configurado. Para cada uno, pregúntate si alguien toma una decisión con ese dato.

Si la respuesta es sí, busca primero si ya tiene un lugar estándar. En AgentticCRM la ficha del cliente guarda la razón social, la identificación fiscal, la dirección de facturación, la moneda y el idioma en que le escribes, y la persona del equipo que lleva la cuenta. Si el dato no viene de serie, lo agregas a la ficha de clientes y queda disponible para todo el equipo. Si nadie decide nada con ese campo, déjalo en la exportación.

Reglas automáticas que pasarán a otra persona o a otra función

Un sistema muy configurado suele hacer cosas que nadie recuerda haber pedido: avisar a alguien, asignar un registro, mandar un correo, recordar una fecha. Cuando lo dejas, esas acciones dejan de pasar sin que nadie lo note durante semanas.

Haz una lista de todo lo que ocurría solo y, para cada regla, anota cómo seguirá. Algunas tienen equivalente directo en AgentticCRM: las tareas que se repiten cada semana, mes, trimestre o año; las facturas recurrentes; los recordatorios de cobro antes y después del vencimiento; los recordatorios de seguimiento en la ficha del cliente. Las que no tengan equivalente pasan a una persona con nombre. La guía de migración sirve para anotar cada decisión.

Conexiones con otros sistemas

Revisa qué entraba al CRM desde fuera y qué salía hacia otros sistemas: formularios del sitio web, correo, contabilidad, facturación. Por cada conexión, decide si se rehace, si se reemplaza o si deja de hacer falta. Lo que llega por un formulario de AgentticCRM ya entra al CRM sin pasar por una hoja de cálculo. La contabilidad general sigue con tu contador, porque AgentticCRM registra propuestas, facturas, pagos y gastos ligados al cliente y no reemplaza un sistema contable.

Identificadores y una carga de prueba

Conserva en la exportación la columna con el identificador de cada registro. En la importación de datos de AgentticCRM, cada registro guarda el identificador con el que venía de tu sistema anterior, así que si corriges el archivo y lo importas otra vez, se actualiza lo que ya estaba en vez de duplicarse.

Subes el archivo tal como salió: Excel, CSV, TSV, texto, Markdown, Word o PDF. AgentticCRM propone a qué dato corresponde cada columna, tú eliges qué hojas y columnas entran y revisas fila por fila. Cada fila llega marcada como nueva, como actualización o con el aviso de lo que le falta, y nada se guarda hasta que confirmas. Antes de una carga grande, guarda un punto de recuperación para volver atrás si algo no encaja.

El orden que recomendamos es clientes y contactos primero, después el catálogo de servicios y el equipo, y al final el trabajo cerrado. Ese historial lo trae un ChatGPT o un Claude conectado a tu organización, con sus fechas y su estado original, y cargarlo no le envía ningún correo a tus clientes.

Durante la migración quizás tengas que pasarle una exportación pesada a alguien de fuera, como el consultor que te ayuda. Para eso sirve lo que contamos sobre enviar archivos grandes a un cliente con control.

Preguntas frecuentes

¿AgentticCRM importa directamente desde Dynamics?

La importación trabaja con archivos. Exportas desde tu sistema actual y subes el archivo tal como salió, sin necesidad de una plantilla exacta.

¿Qué pasa si importo dos veces el mismo archivo?

No se duplica. Cada registro guarda el identificador con el que venía, y la segunda carga actualiza lo que ya está.

¿Se conserva la conversación de los tickets antiguos?

Sí. Un ticket antiguo entra con su conversación, y cada mensaje queda a nombre de quien lo escribió.

¿Qué pasa con el archivo que subo?

Siete días después de terminar la carga, el archivo y los datos de contacto que traía se borran.