Enviar archivos grandes a un cliente con control

Para enviar archivos grandes a un cliente sin perder el control, usa un enlace que venza solo, que puedas revocar en cualquier momento y que deje registro de cada descarga. Así sabes cuándo se descargaron los archivos, cortas el acceso si el enlace llegó a quien no debía y nada se queda publicado indefinidamente.

Imagina un estudio de diseño que termina la identidad de marca de un cliente: logotipos en varios formatos, el manual en PDF y dos videos de presentación. El paquete pesa más de lo que admite el correo, así que alguien lo sube a una carpeta personal en la nube y pega el enlace en un mensaje. Tres meses después el enlace sigue abierto, nadie recuerda quién lo creó y el cliente pregunta si alguna vez se lo mandaron.

Lo que se pierde cuando el envío vive fuera del CRM

El tamaño se resuelve con casi cualquier servicio de carpetas compartidas. Lo difícil viene después, cuando hay que responder preguntas sobre ese envío:

• Quién envió qué. El enlace sale de la cuenta personal de alguien, y si esa persona deja la empresa, el acceso se queda abierto o desaparece con ella.
• Hasta cuándo está disponible. Una carpeta compartida no vence mientras nadie la cierre.
• Si el cliente lo descargó. Sin registro, la conversación termina en «yo te lo mandé» contra «a mí no me llegó».
• A quién le llegó. Basta un reenvío para que el enlace termine en manos de un proveedor del cliente o de alguien que ya no trabaja ahí.

Tres preguntas antes de mandar archivos grandes

Primero, cuánto tiempo necesita tu cliente para descargarlos. Para una entrega puntual, un día suele alcanzar. Si es material que el cliente consultará durante meses, su lugar es el proyecto del cliente, junto al resto del trabajo.

Segundo, quién debe recibirlo. Escribe los correos de las personas que lo necesitan en vez de pegar el enlace en un chat grupal. Si después aparece alguien más, genera otro enlace para esa persona.

Tercero, qué harás si el enlace llega a quien no debía. Conviene que la respuesta sea reemplazarlo o revocarlo tú mismo, al momento, sin pedirle nada a nadie.

Si lo que vas a mandar es una contraseña o un acceso, sin archivos, usa un enlace temporal y cifrado como el de Envíos confidenciales.

Cómo se hace con Transferencias de archivos

En AgentticCRM, Transferencias de archivos se abre desde el menú + de la parte superior o con Alt+S, sin salir de la pantalla en la que estás. Cada transferencia admite hasta 20 archivos y 2 GiB en total, de cualquier tipo: videos, diseños, fotografías, respaldos o carpetas comprimidas en ZIP. Puedes escribir hasta 10 correos de destinatarios y un mensaje, o copiar el enlace y enviarlo por donde prefieras.

Antes de activar el enlace, se comprueba que cada archivo llegó completo y se busca malware. Si aparece una amenaza, la transferencia se bloquea. Si la conexión se corta a mitad de la subida, vuelves a elegir los mismos archivos y la subida continúa donde quedó.

Tu cliente abre una página con el nombre de tu organización, quién le envía los archivos, tu mensaje y la lista de archivos con su tamaño. Descarga cada uno con su botón, sin crear una cuenta ni instalar nada, y ve cuánto tiempo le queda y la fecha y hora exactas en que vence el enlace.

Vencer, reemplazar o revocar el enlace

Un enlace deja de funcionar en tres casos: a las 24 horas de quedar listo, cuando revocas la transferencia o cuando lo reemplazas por uno nuevo. Al vencer, la página solo indica que ya no está disponible, sin mostrar nombres de archivos ni datos del envío.

Reemplazar sirve cuando el enlace llegó a quien no debía: los anteriores dejan de funcionar y copias uno nuevo para la persona correcta. Revocar corta el acceso al instante y borra los archivos del almacenamiento. Mientras una transferencia está activa ocupa espacio de tu plan, y cuando vence o la revocas ese espacio vuelve a quedar libre.

Saber si tu cliente descargó los archivos

Cada descarga queda registrada en el historial de actividad con su fecha y hora, igual que la creación y la revocación de cada transferencia. Cuando el cliente pregunta si se lo mandaron, abres el registro en lugar de buscar en tu correo.

En la pantalla Transferencias cada persona ve solo las que creó, con su estado, su tamaño y su vencimiento. Quienes tienen permiso, como administradores y gerentes, ven en la actividad de la organización las transferencias de todo el equipo en modo de solo lectura: quién envió cada una, cuántos archivos y cuánto pesan, sin nombres de archivos, destinatarios ni mensajes. Nadie puede copiar, reemplazar ni revocar los enlaces de otra persona.

Cuando los envíos forman parte de un servicio continuo para varias empresas, como en un despacho que lleva la administración de varios clientes, cada entrega debería quedar ligada al expediente de su cliente. Ese caso está en el artículo sobre outsourcing administrativo con varios clientes.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si mi cliente no alcanzó a descargar los archivos?

Crea una nueva transferencia con los mismos archivos y envíale el enlace nuevo. Cada transferencia dura 24 horas desde que queda lista, y después sus archivos se eliminan.

¿Sirve para material que el cliente consultará durante meses?

Para eso es mejor dejar el archivo en el proyecto del cliente y compartirlo en el Portal de clientes, donde sigue disponible junto al avance del trabajo. La transferencia está pensada para entregas que se descargan en un día.

¿Puede ChatGPT o Claude enviar una transferencia por mí?

Una transferencia la envía siempre una persona de tu equipo desde su propia cuenta. Lo que sí puede hacer un ChatGPT o Claude conectado es dejar el archivo en el proyecto del cliente, donde tu equipo lo encuentra con el resto del trabajo.