Antes de migrar de CRM: qué datos llevar y cuáles no

Antes de migrar de CRM, lleva lo que tu equipo va a usar la semana siguiente: clientes activos con sus contactos, tu catálogo de servicios, las personas del equipo y el trabajo reciente que alguien todavía consulta. Deja atrás los duplicados, los prospectos que nadie volvió a llamar en años y los campos que nadie llena. Lo que te haga dudar, guárdalo como archivo de consulta en lugar de importarlo.

La escena se repite en firmas pequeñas. Alguien exporta la base del sistema anterior y sale una hoja con nueve mil filas, cuarenta columnas y tres maneras de escribir el nombre del mismo cliente. La tentación es subirlo todo «para no perder nada». El resultado es un CRM nuevo que arranca con el mismo desorden que motivó el cambio.

La regla para decidir qué datos migrar

Para cada tipo de dato, hazte una pregunta: ¿alguien lo va a abrir en los próximos tres meses para atender a un cliente, cotizar, facturar o resolver una solicitud? Si la respuesta es sí, entra. Si es no, pero la ley o tu contador te piden conservarlo, se queda archivado en el formato original. Si es no en los dos casos, no lo lleves.

Esta regla deja fuera más de lo que parece. El sistema anterior o su exportación siguen existiendo, así que lo que no entra se consulta ahí; al CRM nuevo pasa solo lo que tu equipo necesita a un clic.

Lo que sí conviene llevar

• Clientes activos y sus contactos. Son la base: cada propuesta, proyecto o factura que cargues después necesita encontrar a su cliente ya creado.
• Tu catálogo de servicios con su descripción y su precio, porque lo vas a usar en la primera propuesta.
• Las personas del equipo con el rol que le toca a cada una.
• El trabajo cerrado reciente: los proyectos, tickets, propuestas y facturas que alguien todavía consulta, con sus fechas y su número original.

Las oportunidades abiertas suelen ser pocas y cambian cada semana. Muchas veces sale más limpio abrirlas a mano en el embudo nuevo el día del arranque, con su responsable y su próximo paso, que arrastrar etapas que ya no significan lo mismo.

Lo que conviene dejar atrás

• Duplicados. Antes de importar, decide cuál de los tres «Grupo Andino» es el bueno.
• Prospectos fríos: contactos que llegaron por una feria de hace años y con los que nadie volvió a hablar.
• Campos que nadie llena o que solo tenían sentido en el sistema anterior, como estados que ya no usas.
• Adjuntos sueltos sin cliente ni proyecto claro. Si un documento importa, súbelo a la ficha o al proyecto al que pertenece.

Si quieres el orden completo de la migración, con inventario de fuentes y prueba piloto, está en cambiar de CRM sin parar el trabajo, y la guía de migración te ayuda a anotar cada decisión.

Cómo lo hace la importación de AgentticCRM

En la importación de datos subes el archivo tal como salió de tu sistema anterior: Excel, CSV, Word o PDF, entre otros. AgentticCRM propone a qué dato corresponde cada columna, tú eliges qué hojas y columnas entran, y revisas fila por fila. Cada fila llega marcada como nueva, como actualización de algo que ya existe o con el aviso de lo que le falta. Nada se guarda hasta que confirmas.

Dos detalles ayudan a migrar por partes. Las filas de una misma empresa se agrupan aunque el nombre esté escrito de varias maneras. Y cada registro guarda el identificador con el que venía, así que si importas otra vez el mismo archivo corregido, se actualiza lo que ya estaba en vez de duplicarse.

El orden que recomendamos es clientes y contactos primero, después el catálogo y el equipo, y al final el trabajo cerrado. Ese historial lo trae un ChatGPT o un Claude conectado a tu organización, con sus fechas y su estado original, y cargarlo no le envía ningún correo a tus clientes.

Preguntas frecuentes

¿Pierdo algo si no migro todo el historial?

No, si conservas la exportación del sistema anterior en un lugar seguro y tu equipo sabe dónde está. Lo que no entra al CRM se consulta ahí cuando haga falta.

¿Tengo que limpiar el archivo antes de subirlo?

Ayuda, sobre todo con duplicados y responsables. Pero no hace falta una plantilla exacta: dices qué es cada columna, y las filas con problemas se marcan en la revisión sin frenar a las demás.

¿Qué pasa con el archivo que subo?

Siete días después de terminar la carga, el archivo y los datos de contacto que traía se borran.