Contraseñas de clientes en el chat: dónde guardarlas

Las contraseñas de tus clientes no deberían vivir en un grupo de WhatsApp ni en un hilo de correo, porque ahí se quedan sin fecha de vencimiento en el teléfono de cada persona que pasó por el grupo. Conviene repartirlas en tres lugares: los accesos de cada persona van en su bóveda de contraseñas personal, los que el equipo usa para trabajar en un cliente se guardan cifrados en el proyecto de ese cliente, y cuando alguien necesita uno puntual se lo mandas con un enlace que caduca. Después cambias las contraseñas que ya circularon por el chat.

La escena es conocida en una agencia que administra sitios web. Un lunes se cae la tienda de un cliente, el desarrollador que conoce el panel del hosting está de vacaciones y alguien empieza a subir y bajar por el grupo «Accesos clientes», que tiene dos años de mensajes. Aparecen tres contraseñas distintas para el mismo panel. La que funciona la mandó una diseñadora que se fue de la agencia hace seis meses y que, por cierto, sigue teniendo ese chat en su teléfono.

Por qué el chat es un mal lugar para guardar accesos

Un mensaje con una contraseña se copia en cada teléfono del grupo, en sus respaldos y en cualquier reenvío. Nadie sabe cuál es la versión vigente, porque la nueva no borra la anterior. Cuando una persona deja la empresa, se lleva el historial completo. Y si mañana el cliente pregunta quién entró a su panel, no tienes cómo responder: el chat no registra quién usó un acceso, solo quién lo escribió.

El grupo existe porque el equipo necesitaba un lugar común y nadie definió otro.

Tres tipos de acceso, tres lugares distintos

Antes de mover nada, separa lo que hay en el chat según a quién pertenece cada acceso:

1. Los accesos personales: tu usuario en el panel de un proveedor, tu cuenta en una herramienta, tus claves SSH. Los usa una sola persona.
2. Los accesos del cliente que el equipo comparte para trabajar: el hosting, el dominio, el gestor del sitio, las redes sociales que administran por él.
3. Las entregas puntuales: el acceso que le pasas una vez a un proveedor externo o a la persona nueva de sistemas del cliente.

Cada tipo tiene su lugar en AgentticCRM. Mientras sigan mezclados en el chat, el grupo seguirá creciendo.

Una bóveda de contraseñas personal para cada persona del equipo

AgentticVault es la bóveda de contraseñas personal de cada persona del equipo. Todo se cifra en el navegador antes de guardarse y se abre con una frase de acceso propia, de al menos 12 caracteres y distinta de la contraseña de la cuenta. Pide un segundo factor y se bloquea sola tras 10 minutos sin actividad. Ni los administradores de tu organización ni el equipo de AgentticCRM pueden leerla.

Guarda nueve tipos de registro, entre ellos inicios de sesión, notas seguras, claves SSH, accesos a bases de datos y certificados. Si ya usas 1Password, Bitwarden, LastPass o KeePass, importas el archivo que exportaste y luego lo borras de tu computadora, porque suele tener todas tus contraseñas sin cifrar. En Google Chrome, la extensión completa el usuario y la contraseña en la página de inicio de sesión, pero nunca envía el formulario por ti.

La bóveda es personal y no comparte elementos entre personas. Lo que usa todo el equipo va en el proyecto del cliente.

Los accesos del cliente, guardados en su proyecto

Las credenciales que tu equipo comparte para trabajar en un cliente se guardan cifradas en el propio proyecto, junto a sus enlaces y archivos. Las ve tu equipo; tu cliente, en su portal, no. Cada vez que alguien revela una, queda registrado en la Bitácora de actividad, así que la pregunta «¿quién reveló la credencial del hosting?» tiene respuesta con nombre y hora.

En el ejemplo de la agencia, el acceso al panel del hosting estaría en el proyecto de esa tienda. Quien cubre las vacaciones lo encuentra ahí, en una sola versión, sin buscar en el chat.

Cuando alguien necesita una contraseña una sola vez

Para entregar un acceso a otra persona, usa Envíos confidenciales. Escribes el correo del destinatario y el mensaje, tu navegador lo cifra y a esa persona le llega una invitación. No necesita crear una cuenta: pide un código de seis dígitos que le llega por correo y vence en 10 minutos. El mensaje se elimina cuando confirma que terminó y, si nunca lo abre, vence a las 24 horas; ninguna opción lo deja disponible más de 48. En Mis envíos ves si ya lo usó, y si te equivocaste de destinatario pulsas Revocar acceso.

Si además tienes que mandar archivos, como un respaldo o un certificado, eso va por otro camino que explicamos en cómo enviar archivos grandes a un cliente.

Qué hacer con las contraseñas que ya están en el chat

Mover los accesos no basta: las copias viejas siguen en los teléfonos. Una limpieza razonable se hace cliente por cliente:

1. Haz la lista de los accesos que aparecen en el grupo para ese cliente y decide a cuál de los tres lugares va cada uno.
2. Guarda los del equipo en el proyecto del cliente y pide a cada persona que pase los suyos a su bóveda.
3. Cambia cada contraseña que circuló por el chat, en el sistema del cliente y de acuerdo con él. AgentticCRM no cambia contraseñas en otros sistemas.
4. Saca del grupo a quienes ya no trabajan contigo y activa el segundo factor en los servicios que lo permitan.

Preguntas frecuentes

¿Puedo compartir mi bóveda con un compañero?

No. AgentticVault es personal y no comparte elementos entre personas. Lo que usa todo el equipo para un cliente va en el proyecto, y lo que alguien necesita una vez se le manda con un envío confidencial.

¿El administrador de mi organización puede ver mis contraseñas?

No. Títulos, usuarios, sitios y notas se guardan cifrados. En el registro de actividad solo aparece la acción, por ejemplo que copiaste un campo, y cuándo ocurrió.

¿ChatGPT o Claude conectados pueden leer mis contraseñas?

No. Ni el Asistente ni un ChatGPT o Claude conectado tienen acceso a AgentticVault, y tampoco pueden abrir ni crear un envío confidencial.

¿Qué pasa si olvido mi frase de acceso?

La recuperas con el código de recuperación que se muestra una sola vez al crear la bóveda, y eliges una frase nueva. Como nadie más puede descifrar tu bóveda, ni los administradores ni el soporte pueden recuperarla por ti.