Notas internas del cliente: qué ve tu equipo y qué no

Las notas internas del expediente del cliente las lee tu equipo y nunca llegan al portal del cliente. Cada nota queda con su fecha y con el nombre de quien la escribió, y puede llevar un recordatorio de seguimiento. Lo que conviene decidir es qué va en esa nota, qué se queda en tus notas personales y qué sí debe leer el cliente.

Piensa en una consultora que lleva la cuenta de una cadena de clínicas. Después de una llamada, la responsable de la cuenta sabe tres cosas: que el gerente nuevo quiere renegociar el alcance, que a ella le pareció poco convencido con el último informe y que el cliente pidió recibir el avance el viernes. Las tres son ciertas, pero no todas deben ir al mismo lugar. Si las pone juntas en un correo al equipo, se pierden. Si las pone juntas en un comentario visible, el cliente lee una impresión que no era para él.

Cuatro lugares para escribir sobre un cliente

En AgentticCRM cada tipo de texto tiene un lugar con un público distinto:

• Tus Notas personales. Solo las lees tú. No las ven tus compañeros, ni el administrador de tu organización, ni el personal de soporte de AgentticCRM cuando entra a tu cuenta para ayudarte, ni tus clientes desde su portal.
• La nota interna del expediente. La lee tu equipo y nunca sale de él. Queda fechada, con tu nombre, y puedes programar un recordatorio.
• Los comentarios de una tarea. Solo tu equipo los lee, salvo que en una tarea de proyecto elijas mostrarle uno a tu cliente.
• El chat del equipo. Tus clientes no lo ven, ni siquiera desde su portal.

El cliente, por su parte, ve en su portal lo que compartiste con él: sus propuestas, sus facturas y su saldo, los proyectos que marcaste, sus citas y sus tickets.

Volviendo a la consultora: la impresión sobre el gerente va a las notas personales, la intención de renegociar va a la nota interna del expediente y la entrega del viernes se vuelve una tarea con fecha.

Qué escribir en la nota interna del expediente

La nota interna es para la persona que mañana abra el expediente sin haber estado en la llamada. Escribe lo que esa persona necesita para actuar: quién decide del lado del cliente, qué se acordó, qué está en duda y cuándo hay que volver a hablar. Si hay que volver a hablar, ponle el recordatorio a la misma nota; cuando llega la fecha, recibes el aviso.

Escribe hechos y acuerdos con la fecha en que los supiste. «El 12 de marzo el gerente pidió revisar el alcance del segundo trimestre» le sirve a cualquiera. «Me parece que no le gustó el informe» todavía es una impresión, y su lugar son tus notas personales hasta que se confirme.

Como el cliente nunca ve estas notas, puedes ser directo sobre riesgos, precios o tensiones de la cuenta. El expediente reúne además sus contactos, propuestas, facturas, proyectos y archivos, así que la nota no tiene que repetir lo que ya está registrado. Lo explicamos con más detalle en la página de clientes y contactos.

De la nota personal al trabajo del equipo

Una nota personal es un buen lugar para escribir rápido durante una llamada: se abre sobre la pantalla en la que estás, ya sea un cliente, un ticket o un correo, y se guarda sola mientras escribes. Cuando en esa nota aparece algo que alguien tiene que hacer, pulsas Crear tarea desde nota. El formulario de la tarea se abre con el título y el texto de la nota ya copiados, y tú eliges quién la hace, para cuándo y a qué cliente o proyecto pertenece.

La tarea aparece en la lista del equipo. Tu nota no cambia y sigue siendo privada: solo se copia el texto que enviaste en el formulario. Por eso conviene limpiar ese texto antes de crear la tarea si la nota original tenía impresiones que no quieres compartir.

Si lo que quieres compartir es un texto largo para que el equipo lo edite, o para mandárselo después al cliente, el lugar es Documentos.

Lo que el cliente ve en su portal y cómo comprobarlo

En el portal de clientes cada cliente entra a su propia empresa y ve solo lo suyo. Del lado del equipo quedan las notas internas de su expediente, los comentarios internos de cada tarea, lo que te cuesta el trabajo y la tarifa que cobras, y todo lo de tus otros clientes. Además, el portal no muestra proyectos ni archivos que no hayas marcado para compartir.

Antes de invitar a nadie, Ver como el cliente abre el portal tal como lo verá él. Es de solo lectura y la visita queda anotada en su historial. Si quieres el recorrido completo por las pantallas del portal, el artículo Portal de clientes: qué ve y qué no lo detalla.

Cuando un comentario sí debe llegar al cliente

En una tarea de proyecto puedes elegir mostrarle un comentario a tu cliente. La decisión es por comentario, así que el análisis interno y el mensaje para el cliente conviene escribirlos por separado. Primero el equipo discute en un comentario interno qué hacer con el retraso; después alguien escribe, en un comentario aparte, lo que el cliente necesita saber, y solo ese se muestra.

Una regla práctica: si vas a mostrar un comentario, léelo como si fueras el cliente. Si tiene una opinión sobre su gente o un dato de costo, va en otro comentario.

Esta separación se vuelve más importante en temporadas de mucho trabajo, cuando varias personas tocan la misma cuenta a la vez. En temporada de impuestos sin perder plazos vemos cómo lo organiza una firma contable.

Preguntas frecuentes

¿El administrador de mi organización puede leer mis notas personales?

No. Cada nota personal pertenece a una sola persona. No la leen tus compañeros, ni el administrador, ni el personal de soporte de AgentticCRM.

¿El cliente puede ver las notas internas de su expediente desde el portal?

No. Las notas internas del expediente se quedan dentro de tu equipo. El portal muestra solo lo que compartiste con el cliente: propuestas, facturas, proyectos marcados, citas y tickets.

¿Cómo compruebo lo que verá el cliente antes de darle acceso?

Desde su expediente, con Ver como el cliente. Abre el portal en modo de solo lectura, exactamente como lo verá él.