Viajes corporativos: cada solicitud con su responsable

Un CRM para agencias de viajes corporativos sirve para que cada solicitud de una empresa cliente, sea un viaje ejecutivo, un cambio de fechas, una queja o un grupo para una convención, tenga número, responsable y estado dentro de la cuenta de ese cliente. Así lo que se pidió y lo que se prometió deja de repartirse entre correos y chats privados. AgentticCRM gestiona la relación con la empresa y el servicio alrededor de los viajes; las reservas, las tarifas y la emisión siguen en tu GDS y en tus herramientas de reserva.

Imagina una agencia que atiende a una farmacéutica con ochenta viajeros frecuentes. La coordinadora de viajes de la farmacéutica le escribe al WhatsApp personal de un agente, el director comercial llama directo a otro, y finanzas pide las facturas del trimestre por correo a una dirección general. El agente que llevaba la cuenta se va dos semanas de vacaciones. Un ejecutivo tiene un problema con un hotel, nadie sabe si alguien ya respondió, y en la revisión trimestral la empresa recuerda una condición que la agencia no tiene escrita en ningún sitio. La página de CRM para agencias de viajes corporativos describe el ciclo completo de la cuenta; aquí nos quedamos con las solicitudes.

Quién es quién dentro de la empresa cliente

En una cuenta corporativa piden muchas personas y deciden pocas. La ficha del cliente guarda a la empresa con sus datos fiscales y a cada persona como contacto: la coordinadora que tramita, el directivo que autoriza, la persona de finanzas que recibe las facturas. También queda anotado quién de tu equipo lleva la cuenta.

Si la empresa usa el Portal de clientes, cada persona de la empresa tiene su propio acceso, que se retira cuando deja de tratar con la agencia. Quien entra ve lo de su empresa y nada de tus otros clientes. Antes de invitar a nadie puedes abrir el portal tal como lo verá el cliente.

Cada solicitud como ticket con dueño

Una solicitud que vive en un chat personal desaparece con las vacaciones de quien la recibió. En Tickets de soporte cada solicitud se convierte en un caso con número, prioridad y responsable. La coordinadora la abre desde el portal; si escribe por WhatsApp, llama o manda un correo, tu equipo crea el ticket por ella. Los mensajes de correo y de WhatsApp Business entran en la bandeja compartida, donde quien los va a atender pulsa Asignarme, y desde una conversación de WhatsApp se crea el ticket o se vincula a uno que ya existe.

Cada prioridad tiene un plazo de respuesta en días, de 1 día para lo urgente a 15 para lo de prioridad baja si no los cambias, y un ticket que lo supera se marca en rojo. Puedes asignar a varias personas, y la primera es la responsable principal. Dentro del ticket separas la respuesta que lee el cliente de las notas internas, donde quedan las opciones que se barajaron o lo que dijo el hotel. Si una solicitud requiere un paso con fecha, la conviertes en tarea con su recordatorio.

Cuando el agente de la cuenta se va de vacaciones, sus tickets cambian de responsable en bloque desde la vista de tabla, y quien los recibe lee toda la conversación sin pedir contexto por chat.

Un viaje de grupo como proyecto

Una convención regional o un viaje de incentivos tiene su propio calendario mientras siguen los viajes de todos los días. Conviene llevarlo como proyecto conectado a la cuenta, con fases y tareas con responsable y fecha, para que no se mezcle con cada solicitud individual. Lo que necesitas de la empresa, como la lista de asistentes o la aprobación del presupuesto, se le asigna a una persona del cliente como tarea, y puede subir los documentos desde su portal.

Lo que se factura a la cuenta

Las tarifas de gestión, los cargos por servicio o la cuota mensual de la cuenta se facturan al cliente desde la misma ficha. Finanzas de la empresa cliente ve en el portal sus facturas, lo pagado y lo pendiente, y descarga los PDF sin escribir para pedirlos. En la ficha, Rentabilidad muestra lo facturado, lo cobrado, lo pendiente y los gastos de ese cliente.

Si cobras a tus cuentas corporativas una cuota fija cada mes, el artículo sobre facturas recurrentes para retainers explica cómo programarla sin olvidar ninguna.

Revisiones y renovación

Las revisiones de cuenta dejan acuerdos: un cambio de política, una ciudad nueva, una queja que hay que cerrar. Se guardan como notas fechadas en la ficha, con un recordatorio para el seguimiento. Cuando se acerca la renovación o la empresa abre una licitación, el negocio entra al embudo de ventas como oportunidad con su responsable y su próxima acción.

Preguntas frecuentes

¿AgentticCRM reemplaza mi GDS o mi herramienta de reservas?

No. No es inventario de reservas, GDS, motor de tarifas, autoridad de emisión, gestor de itinerarios ni sistema de gastos de viaje. Lleva la relación con la empresa cliente, sus solicitudes, sus proyectos y su facturación.

¿La empresa cliente puede ver sus solicitudes?

Sí, si le das acceso al portal. Cada persona con acceso abre tickets, sigue en qué estado van y contesta en el mismo hilo. Las notas internas de tu equipo nunca aparecen ahí.

¿Qué pasa con las solicitudes de un agente que deja la agencia?

Los tickets, las notas y las conversaciones quedan en la cuenta del cliente aunque el agente se vaya. Asignas sus tickets a otra persona y el historial sigue completo.