Eventos corporativos: cada proveedor y cambio a la vista

Un CRM para empresas de eventos corporativos sirve para que el brief, la cotización aprobada, cada cambio del cliente y lo que se prometió a cada proveedor queden en la cuenta de ese cliente, con responsable y fecha, hasta la factura final. Así un cambio de última hora se decide y se cobra antes de que alguien lo ejecute. La venta de entradas, el registro de asistentes y los planos del salón se quedan en sus propias herramientas.

Imagina la convención anual de una aseguradora. Faltan dos semanas y la gerente de mercadeo llama al ejecutivo comercial: serán 220 personas en lugar de 150, y quiere transmitir la sesión de cierre. Él dice que sí. La productora se entera por WhatsApp al día siguiente, el catering sigue confirmado para 150, nadie le pregunta al proveedor de audio cuánto cuesta la transmisión, y el cierre financiero sale con el precio de la cotización original. La página de CRM para empresas de eventos corporativos describe el ciclo completo; aquí seguimos ese cambio desde la llamada hasta la factura.

Un CRM para empresas de eventos: del primer correo a la cotización

Una solicitud de evento suele llegar como un correo o una llamada, muchas veces sin que exista todavía una ficha del cliente. En el embudo de ventas entra como oportunidad con responsable, valor esperado y próxima acción, y el cliente se crea cuando toca preparar la propuesta.

La propuesta se arma con líneas de tu catálogo o escritas a mano: salón, alimentos, producción técnica, coordinación. Cada línea explica qué incluye y qué no, y la fecha de validez te avisa antes de que caduque. Tu cliente la lee con un enlace, sin cuenta, y la acepta en el Portal de clientes, donde la decisión queda con su nombre y su fecha. El brief, el contrato y las actas se guardan como archivos en su ficha.

Cada proveedor, con su compromiso y su fecha

AgentticCRM no tiene un módulo de compras ni una ficha de proveedores con órdenes y pagos. Lo que depende de cada proveedor se lleva como tareas dentro del proyecto del evento, conectado al cliente.

El proyecto se divide en fases con fechas y una persona a cargo, por ejemplo preproducción, confirmación de proveedores, día del evento y cierre. Cada tarea tiene responsable y vencimiento, como confirmar el número de cubiertos con el catering o pagar el segundo plazo del salón. En los comentarios de cada tarea queda lo que dijo el proveedor, con su correo o su cotización adjunta, y solo tu equipo los lee, salvo que decidas mostrarle uno al cliente.

Una fase con una tarea bloqueada se ve bloqueada aunque el resto esté hecho, así que un proveedor sin confirmar no pasa por «casi listo». Las fechas también aparecen en el calendario, y al indicar que el proyecto está en riesgo, el Panel principal lo muestra.

Cuando el cliente cambia algo a dos semanas del evento

Lo aceptado no se reescribe, de modo que el ejecutivo de la aseguradora duplica la propuesta y obtiene un borrador nuevo con sus líneas y precios. Allí ajusta los cubiertos y agrega la transmisión con el costo que dio el proveedor de audio. Si la gerente acepta en el portal, esa versión queda junto a la primera, con su fecha.

Mientras tanto, la productora crea una tarea por cada proveedor afectado: catering, salón, audio, transporte. Lo que falta del cliente, como la lista final de invitados, se le asigna a una persona de su empresa como tarea. Le llega un correo con un enlace para confirmarla aunque no tenga cuenta en el portal, y cuando responde, la tarea se cierra.

Anticipo, gastos y cierre financiero

Si pactas un anticipo, puedes emitir una factura con ese importe y otra al cierre, o dejar una sola y registrar los pagos parciales. El saldo se actualiza con cada pago que registras. Si la cifra final baja, la corriges con una nota de crédito y la factura original no se toca.

Lo que pagaste por el evento va a Gastos con el proveedor, su identificación fiscal, el número de comprobante, el cliente y el proyecto. Si le corresponde al cliente, marcas la casilla de facturable y el importe espera a su próxima factura. El artículo sobre gastos refacturables explica ese recorrido. Los pagos a proveedores se siguen haciendo donde los haces hoy; aquí queda el registro de lo que salió y a qué evento pertenece. Rentabilidad, en la ficha del cliente, muestra lo facturado, lo cobrado, lo pendiente, los gastos y el neto de esa cuenta.

Qué guardar al cerrar para el evento del año siguiente

Los acuerdos de la reunión de cierre van en una nota fechada en la ficha: qué proveedor falló y qué sede no conviene repetir, además de lo que el cliente pidió cambiar. Si el evento es anual, una tarea que se repite cada año y está relacionada con el cliente te lo recuerda a tiempo, y al duplicar la última propuesta aceptada arrancas la nueva con las líneas que ya tenías. El camino de la propuesta aprobada a la factura se cuenta en de la propuesta al cobro sin cambiar de programa.

Preguntas frecuentes

¿Sirve para vender entradas o registrar asistentes?

No. AgentticCRM no hace venta de entradas, registro, check-in, inventario de sedes, planos de salón, guion técnico ni compras a proveedores. Lleva al cliente, la propuesta, el proyecto y la facturación alrededor de esas herramientas.

¿Se puede usar durante el montaje, desde el teléfono?

Está diseñado para navegador de escritorio, así que conviene planificar en la oficina y anotar los cambios al volver del montaje. El guion del día se queda en la herramienta o el documento que use tu producción.

¿Los proveedores pueden entrar al CRM?

El Portal de clientes es para tus clientes y cada persona con acceso ve lo de su empresa. Con los proveedores trabajas por tus canales habituales y anotas en la tarea lo que acordaron.