Consultoras: del diagnóstico al informe, hora por hora

Para que una consultora sepa si un encargo deja margen, el CRM tiene que llevarlo completo: la propuesta que el cliente aceptó, el proyecto con sus fases, las horas de cada consultor en la tarea donde trabajó y el informe final. Así puedes comparar las horas consumidas con el presupuesto del proyecto a mitad del diagnóstico, cuando todavía hay tiempo de corregir. En AgentticCRM todo eso queda en el expediente del cliente, y la factura sale de lo acordado o de las horas registradas.

Piensa en una consultora de cinco personas que vendió un diagnóstico de procesos a precio cerrado: seis semanas, entrevistas con cada área, un informe y una presentación a la gerencia. En la tercera semana el cliente todavía no envía los datos de ventas, las entrevistas se repitieron porque cambió el gerente de operaciones y el informe va por su cuarta versión adjunta en un correo. Nadie sabe cuántas horas lleva el encargo hasta que la socia le pide a cada consultor que reconstruya su semana en una hoja, y para entonces ya no queda presupuesto para el análisis.

Dónde se le va el margen a un encargo de consultoría

En un encargo a precio cerrado, cada hora de más sale del margen de la consultora. Las fugas se parecen mucho de una firma a otra:

• El alcance quedó en un correo y nadie recuerda qué incluía la propuesta.
• El trabajo espera al cliente (datos, accesos, una aprobación) y nadie lleva la cuenta de cuánto tiempo lleva esperando.
• Las horas se anotan de memoria en una hoja aparte y se miran al final.
• El informe circula en versiones adjuntas y alguien corrige la versión equivocada.

Un CRM para consultoras ayuda cuando todas esas piezas viven en el mismo encargo y alguien puede revisarlas antes de que termine.

La propuesta deja escrito el alcance

El encargo empieza en Propuestas. Cada línea lleva una descripción con párrafos y listas, y ahí se escribe qué incluye el diagnóstico y qué no: cuántas entrevistas, cuántas rondas de revisión del informe, si la presentación a la gerencia entra o se cobra aparte. Los servicios del catálogo indican si se cobran una sola vez, por hora o de forma recurrente, y una misma propuesta puede combinar los tres.

El cliente la acepta en su portal y la aceptación queda con su nombre, su fecha y la versión que aprobó. Desde ese momento nadie la reescribe. Si a mitad del encargo te piden cinco entrevistas más, tienes el documento que muestra lo acordado, y la ampliación va en una propuesta nueva. Cuando una propuesta se queda sin respuesta, en propuestas sin respuesta contamos cuándo volver a escribir.

Fases que siguen el método de tu consultora

En Proyectos, el encargo se divide en las fases de tu método, por ejemplo Diagnóstico, Entrevistas, Análisis e Informe final. Cada fase tiene fechas planificadas, fechas reales y una persona a cargo, y cada tarea lleva responsable, prioridad y fecha. Si el alcance ya está en un documento, lo subes al crear el proyecto y AgentticCRM te propone un plan con fases, tareas y subtareas. Lo revisas en pantalla, y el proyecto se crea cuando pulsas Crear proyecto.

Al proyecto le puedes poner un presupuesto y una tarifa por hora, y tu equipo ve el tiempo registrado junto a esas cifras. En el mismo proyecto indicas si el encargo va bien, está en riesgo o se desvió. Los proyectos en riesgo aparecen en el Panel principal, y la socia los ve sin tener que preguntar.

Cada hora, en la tarea donde se trabajó

El tiempo se registra en la tarea, con el temporizador o a mano. Una entrevista que ya ocurrió se anota con sus minutos y una nota de lo que se habló; el análisis de los datos se mide con el temporizador mientras se hace. Cada registro guarda quién, cuántos minutos y qué día, y suma al total de la tarea y del proyecto. Cada persona tiene un solo temporizador en marcha, así que las mismas horas no se cuentan dos veces.

La revisión del viernes se vuelve más corta. La socia abre el proyecto y ve cuántas horas lleva frente al presupuesto, y en cada tarea, quién las registró. Si las entrevistas ya se comieron las horas previstas para el análisis, lo nota en la tercera semana, cuando todavía puede hablarlo con el cliente. El detalle está en Tareas y tiempo, y en horas facturables en agencias contamos cómo decidir qué horas se cobran.

Las tareas que dependen del cliente

Muchos encargos se frenan esperando al cliente: los datos de ventas, el acceso a un sistema, la agenda de las entrevistas. Esa tarea se asigna a la persona del cliente que tiene que entregarla. Le llega un aviso en su portal y un correo con un enlace para confirmarla, aunque no tenga cuenta, y cuando responde la tarea se cierra. Una fase con una tarea bloqueada se muestra bloqueada aunque lo demás esté terminado, y nadie confunde «casi listo» con «listo».

Las entrevistas tampoco necesitan cadenas de correos. Publicas tu página de reservas y cada persona del cliente elige su hora sin crear cuenta.

Escribir y entregar el informe final

El informe se escribe en Documentos, donde varias personas editan a la vez y ven dónde escribe cada una. Documentos guarda versiones por su cuenta, cada 30 minutos mientras se edita, y restaurar una anterior no borra lo último que se escribió. Cuando está listo, lo descargas en PDF o en Word, o creas un enlace público de solo lectura que el cliente abre sin cuenta. Si el enlace llega a quien no debía, lo regeneras o lo revocas.

Los modelos, las hojas de cálculo y el análisis siguen en las herramientas de tu equipo, porque AgentticCRM no trae un método de consultoría. Esos archivos se guardan en el proyecto, junto al encargo al que pertenecen.

Facturar el encargo

Si el encargo es a precio cerrado, la propuesta aceptada se convierte en factura con sus mismas líneas, impuestos y descuento. Si se cobra por hora, AgentticCRM prepara desde el proyecto un borrador con las horas que todavía no se facturaron, a su tarifa, y las que ya se cobraron no vuelven a entrar. Los gastos del encargo, como un viaje a la planta del cliente, se relacionan con el proyecto y, si marcas Facturable al cliente, se suman como líneas de la factura. La página para consultoras resume el recorrido completo, de la primera reunión al cobro.

Preguntas frecuentes

¿El cliente ve las horas que registra mi equipo?

No. En su portal ve el avance del proyecto y de sus fases, las tareas que le asignaste y lo que marcaste como visible. El tiempo registrado, el presupuesto y la tarifa quedan para tu equipo.

¿Puedo traer los encargos que ya llevo en otra herramienta?

Sí. Puedes importar proyectos con sus fases, tareas, estados, fechas y las personas que hicieron el trabajo, incluso si ya no forman parte del equipo.

¿Cómo sé si un cliente me deja margen a lo largo del año?

En la ficha del cliente, la sección Rentabilidad muestra lo facturado, lo cobrado, lo pendiente, los gastos y el neto de ese cliente. Si además registras las horas de cada encargo, sabes cuánto trabajo hubo detrás de esas cifras.