Capacitación corporativa: cada grupo con su factura

Un CRM para capacitación corporativa guarda, en la cuenta de cada empresa cliente, quién te contrató, qué se aprobó, qué grupos y sesiones hay programados y qué falta por facturar. Los cursos, los exámenes y los certificados siguen en tu plataforma de aprendizaje. Con esa división, cuando un grupo cambia de fecha o llegan más participantes, tu equipo sabe a quién avisar y cómo se cobra.

Imagina un proveedor de formación que vende un programa de liderazgo a una aseguradora. Recursos Humanos lo pidió para un grupo, y en la tercera semana quiere abrir dos más en otras ciudades. La coordinadora tiene la lista de participantes en una hoja, la facilitadora se entera por WhatsApp y administración factura el precio original porque nadie le contó del cambio. La página de CRM para capacitación corporativa resume el ciclo completo; aquí seguimos ese programa desde la primera reunión hasta la última factura.

Qué guarda un CRM para capacitación corporativa y qué se queda en tu plataforma de cursos

AgentticCRM no es un sistema de gestión del aprendizaje. No aloja lecciones, no califica exámenes y no emite certificados, y si ya tienes una herramienta para eso, puedes seguir usándola. Lo que falta en esa herramienta suele ser la relación comercial: qué empresa pagó, qué persona aprobó el cambio y qué sesión queda por cobrar.

En la ficha del cliente la empresa es el cliente y sus personas son los contactos: la gerente de Recursos Humanos que patrocina el programa, alguien de compras y quien recibe las facturas. Ahí mismo quedan las notas de la detección de necesidades, el contrato y las actas. Si la aseguradora te escribe seis meses después, cualquiera del equipo abre esa ficha y ve lo que se hizo.

De la detección de necesidades a la propuesta aprobada

La solicitud entra como oportunidad en el embudo de ventas, con responsable y próxima acción. La propuesta se arma con líneas de tu catálogo o escritas a mano: diseño del programa, sesiones por grupo, materiales. Cada línea explica qué incluye y qué no, algo que evita discusiones cuando alguien pide una sesión extra.

Tu cliente la lee con un enlace y la acepta en el Portal de clientes, donde queda su nombre y la fecha. Cuando la aseguradora pide los dos grupos nuevos, duplicas la propuesta aceptada, ajustas las líneas en el borrador y envías esa versión. La primera no cambia.

Cada grupo es una fase y cada sesión, una cita

El programa se lleva como proyecto conectado al cliente. Una forma práctica de ordenarlo es una fase por grupo, con fechas y una persona a cargo, y dentro de cada fase las tareas: adaptar el material, confirmar la sala, enviar la lista final, recoger la evaluación. Una fase con una tarea bloqueada se ve bloqueada aunque el resto esté hecho.

Las sesiones van al calendario como eventos. Puedes convocar a tu equipo, a los contactos del cliente y a cualquier dirección de correo, y la invitación guarda quién confirmó, quién dijo que quizá y quién no puede. Si la sesión es virtual, el enlace de la videollamada sale del mismo evento. Si es presencial, registra las salas y equipos que compartes para que dos facilitadores no reserven el mismo proyector a la misma hora. Si reprogramas, a los invitados les llega el aviso.

La invitación solo registra confirmaciones. La asistencia del día la sigues tomando con tu lista o tu plataforma de cursos, y el archivo se adjunta a la tarea de esa sesión.

Inscripciones: la lista de participantes sin perseguirla por correo

Hay dos caminos, según quién tenga los nombres. Si los tiene la empresa, creas una tarea para enviar la lista y se la asignas a la persona de Recursos Humanos. Le llega un correo con un enlace para confirmarla aunque no tenga cuenta en el portal, y si entra al portal puede subir el archivo en el proyecto.

Si cada empleado debe anotarse, publicas un formulario con un enlace: nombre, correo, área y una lista desplegable con los grupos disponibles. Cada respuesta llega a la bandeja de los destinatarios que elegiste, sin que nadie cree una cuenta. Repartir a cada persona en su grupo sigue siendo trabajo de tu coordinadora, que lee las respuestas y arma la lista.

La factura por empresa cliente

La propuesta aceptada pasa a factura con las mismas líneas, impuestos y descuento. Si pactaste un anticipo, puedes emitir una factura por ese importe y otra al cierre, o dejar una sola y registrar los pagos parciales. Cuando un curso abierto reúne a personas de varias empresas, cada empresa tiene su ficha y recibe su propia factura.

Si un grupo se reduce y hay que devolver una parte, una nota de crédito corrige el saldo y la factura original no se toca. Los viáticos del facilitador que le correspondan al cliente se registran como gastos y aparecen listos para sumarse como líneas, un recorrido que cuenta el artículo sobre gastos refacturables. Si cobras por horas de consultoría además de las sesiones, las tareas facturables entran a la factura con su tiempo y su tarifa.

En Rentabilidad, dentro de la ficha, ves lo facturado, lo cobrado, lo pendiente y los gastos de esa cuenta. Para el programa del próximo año, una tarea que se repite cada año y está relacionada con el cliente te recuerda retomar la conversación, y lo que salió bien o mal queda en una nota fechada. El paso de la propuesta al cobro se explica mejor en de la propuesta al cobro sin cambiar de programa.

Preguntas frecuentes

¿Necesito una plataforma de cursos además del CRM?

Si impartes contenido en línea, evalúas o emites certificados, sí. AgentticCRM lleva la relación con la empresa, los proyectos, las citas y la facturación.

¿Los participantes necesitan una cuenta?

No. Pueden llenar el formulario y responder la invitación a una sesión sin registrarse, y la sala de video incluida los deja entrar sin cuenta. El acceso al portal lo das a quien de la empresa cliente lo vaya a usar.

¿La empresa cliente puede ver cómo va el programa?

Sí, si le das acceso al Portal de clientes. Ve el avance por fases que marcaste como visible, las tareas que dependen de ella, sus citas y sus facturas. Los comentarios internos de cada tarea y las tarifas se quedan en tu equipo.