Avisos del CRM: cuáles recibir y cuáles sobran

Conviene recibir al momento los avisos del CRM que te piden hacer algo a ti hoy: una tarea que te asignaron, una mención con tu nombre, una reunión que cambió de hora. Lo que solo informa se puede revisar una o dos veces al día, y lo que corresponde a otra persona debería llegarle a ella. Con esas dos pruebas puedes revisar, aviso por aviso, la gestión de notificaciones de todo el equipo.

Piensa en una coordinadora de cuentas que sale de una reunión larga y encuentra la campana llena: comentarios en tareas ajenas, un proyecto que arrancó, varias menciones a todo el canal. Los marca como leídos de una vez para limpiar la lista. Entre ellos estaba el cliente que movió la llamada para las tres de la tarde, y se entera a las tres y cuarto.

Por qué un equipo deja de leer sus avisos

Un equipo deja de leer sus avisos cuando los que importan y los que no llegan iguales, al mismo lugar, y hay que abrir cada uno para saber de qué se trata.

El ruido suele venir de avisos que no le piden nada a quien los recibe, como el comentario en una tarea que esa persona creó hace meses y ya no lleva. También sale de trabajo mal asignado: si los tickets de un área le caen siempre al mismo responsable aunque los resuelva otro, él recibe avisos que no puede atender. Las menciones a grupos hacen el resto, porque son la forma más fácil de avisar a diez personas de algo que le toca a una.

Qué avisos recibir al momento y cuáles revisar en bloque

Antes de tocar ninguna opción, conviene que cada persona del equipo reparta sus avisos en tres grupos.

Los de ahora mismo son los que se vencen o se pierden si esperan: la tarea que te asignaron, tu nombre en un comentario, la respuesta de un cliente en tu ticket, una reunión cancelada o con otra hora, la tarea que se te venció hoy. También cualquier cambio en tu acceso, como un método de verificación añadido que no reconoces.

Los que pueden esperar a una revisión son los que informan sin pedirte nada en ese instante: un proyecto que empezó o terminó, una propuesta aceptada por un cliente de otro compañero, una oportunidad ganada. Para quien vende, un resumen al día de las oportunidades pendientes dice más que un aviso suelto por cada una.

Los del tercer grupo le corresponden a otra persona. Una factura vencida es urgente para quien cobra; quien hace el trabajo solo necesita saberlo si afecta lo que va a entregar. El pago recibido le sirve a administración de inmediato, y al ejecutivo de la cuenta, cuando va a llamar a ese cliente. Si uno de estos avisos te llega a ti con frecuencia, revisa quién tiene asignado ese trabajo.

Gestión de notificaciones en AgentticCRM: quién recibe cada aviso

En Comunicaciones y notificaciones hay 70 avisos ya escritos, repartidos en 8 áreas de trabajo y con 4 niveles de importancia, desde el simple aviso hasta el crítico. Cada uno tiene su destinatario decidido de antemano:

• Una persona en concreto recibe la tarea que le asignaron, el comentario con su nombre, la reunión a la que la invitaron y lo que pase con su propio acceso.
• Tu equipo o quien administra recibe, por ejemplo, el ticket recién abierto antes de que alguien lo tome, o la importación lista para revisar.
• Tus clientes reciben solo lo suyo: la propuesta enviada, la factura emitida, el pago registrado, tu respuesta en su ticket y el proyecto que empieza o termina. El trabajo interno del equipo no les llega.

Los avisos aparecen en la campana, con el número de los que no has abierto, y algunos viajan también por correo. Al pulsar uno se abre el registro del que habla y queda marcado como leído. Por eso sale mejor abrir los que te tocan uno por uno que usar «Marcar todo leído» después de una reunión larga, que fue lo que le costó la llamada a la coordinadora.

Cómo bajar el ruido del chat, las alertas y el correo

El chat suele ser la fuente más ruidosa. En Chat del equipo cada persona puede pausar los avisos por horario, poner su estado y elegir palabras que le avisen como si la hubieran mencionado, por ejemplo el nombre de un cliente que lleva. Quien escribe también decide cuánta gente interrumpe: puede mencionar a una persona, a un departamento, a todo el canal o solo a quienes están conectados, y responder dentro de un hilo para no llenar el canal.

Lo que reportan tus sistemas va aparte. Los avisos de monitoreo o de respaldos entran a Alertas, una lista propia que se revisa por severidad, y las críticas aparecen en el resumen de tu día. Cuáles merecen trabajo lo contamos en alertas de tus sistemas: cuáles merecen un ticket. Un canal que manda demasiado se puede pausar, pero mientras tanto deja de aceptar avisos, así que conviene hacerlo solo con los que ya no necesitas.

Con los correos, los anuncios y comunicados opcionales traen un enlace para dejar de recibir esa categoría, y se reactivan desde Preferencias de comunicación. Lo de tu cuenta, tu seguridad y tu facturación llega siempre.

Acuerdos de equipo para mencionar y reasignar

Un equipo que menciona a todo el canal por costumbre seguirá con ruido aunque cada persona ajuste sus avisos. Puedes escribir estos acuerdos hoy en tu chat:

1. Se menciona a todo el canal solo cuando todos deben hacer algo; lo demás va a la persona responsable.
2. Si te llega trabajo que no es tuyo, lo reasignas en ese momento en lugar de ignorar el aviso.
3. Cada quien revisa su campana al empezar el día y al salir de una reunión, y abre primero lo que tenga su nombre.

Si la duda que más se repite en tu equipo es sobre el dinero, en saber quién pagó sin preguntar en el chat está la rutina para registrar los cobros.

Preguntas frecuentes

¿Hay que configurar algo para que empiecen a llegar los avisos?

No. Los 70 avisos vienen escritos y traducidos desde el primer día, con su destinatario ya decidido. Solo tienes que añadir la dirección desde la que saldrá el correo.

¿Los avisos sirven para enviar campañas a mis clientes?

No. Avisan de hechos, como un pago, un ticket o una reunión. Tus campañas de marketing siguen en la herramienta que usas para eso.

¿Mi cliente ve los avisos internos del equipo?

No. En la campana de su portal ve solo sus propios avisos, y las invitaciones a reuniones le llegan además por correo.

¿Puedo dejar de recibir avisos del chat fuera del horario de trabajo?

Sí. Puedes pausar los avisos del chat por horario, y los mensajes siguen ahí para cuando vuelvas.