Relaciones públicas: un expediente para cada cliente

Una agencia de relaciones públicas necesita un expediente por cliente con sus voceros, los mensajes aprobados, las aprobaciones pendientes, el trabajo en curso y lo facturado, para que quien atienda una urgencia no tenga que reconstruir el contexto. Ese es el trabajo de un CRM para relaciones públicas. El monitoreo de medios, la búsqueda de periodistas y la distribución de comunicados siguen en las herramientas que la agencia ya usa para eso.

Imagina un martes a las siete de la noche. Un cliente de la agencia necesita una declaración por un asunto que salió en redes esa tarde. La ejecutiva que lleva la cuenta está en un vuelo. Su compañero abre el correo y encuentra tres versiones de la postura del cliente sobre el tema, no sabe cuál quedó aprobada ni quién la firmó, y el número del director de comunicaciones del cliente está en el teléfono de la ejecutiva. La declaración sale tarde, aunque el equipo trabajó rápido.

Qué guarda el expediente de un cliente de relaciones públicas

En AgentticCRM, cada cliente tiene una ficha en Clientes y contactos que se abre en un resumen y lleva a todo lo demás. Para una agencia de relaciones públicas, lo útil es esto:

• Los contactos del cliente con su cargo: el vocero, quien aprueba los mensajes, quien firma las facturas. Así el compañero del martes sabe a quién llamar.
• La persona de la agencia que lleva la cuenta.
• Notas internas fechadas y con nombre, que nunca salen del equipo. Ahí queda, por ejemplo, que el cliente prefiere no comentar temas laborales.
• Los archivos del expediente, como el contrato o las actas de las reuniones de planificación.
• Recordatorios de seguimiento que avisan cuando llega su fecha.

La ficha también muestra las propuestas, los proyectos, las tareas y las facturas del cliente, y su rentabilidad: lo facturado, lo cobrado y lo pendiente.

Mensajes aprobados que no se pierden entre versiones

La postura oficial de un cliente sobre un tema cambia con el tiempo, y con tres versiones en el correo nadie sabe cuál vale. En Documentos, el equipo escribe los mensajes clave en el espacio de la organización, en una carpeta por cliente que se comparte con las personas o los roles que deben verla.

Varias personas editan a la vez, y el documento guarda versiones solas: al crearlo, al importarlo y cada 30 minutos mientras se edita. Si alguien cambió algo que no estaba aprobado, se abre el historial, se lee la versión anterior completa y se restaura. Restaurar guarda primero el contenido actual como otra versión, así que no se pierde nada.

Para que el cliente revise un texto sin entrar a ningún sistema, el documento puede compartirse con un enlace público de solo lectura. Si el enlace llega a quien no debía, se regenera o se revoca.

Aprobaciones del cliente como tareas con dueño

Muchas campañas se detienen esperando algo del cliente: el visto bueno a un comunicado, la confirmación de un vocero, una fecha de anuncio. En los proyectos, esa espera se convierte en una tarea asignada a una persona del cliente. Le llega un aviso en su portal y un correo con un enlace para confirmarla, aunque no tenga cuenta. Cuando responde, la tarea se cierra.

Los comentarios de las tareas son del equipo por defecto, y en el Portal de clientes el cliente ve el avance que marcaste como visible, sus propuestas, sus facturas y las tareas que le asignaste.

Igualas y trabajo adicional en la misma cuenta

Muchas agencias de relaciones públicas trabajan con una iguala mensual y además reciben pedidos que no estaban incluidos, como la declaración del martes. La iguala puede emitirse como factura recurrente, y el pedido extra puede abrirse como proyecto aparte o como tarea facturable con su precio por hora. Así el cliente ve qué estaba incluido y qué se cobra por separado, y la agencia sabe cuánto trabajo cubre la cuota. Cómo registrar y cobrar esas horas lo explicamos en horas facturables en agencias.

Lo que se queda fuera del CRM

AgentticCRM organiza la cuenta, el trabajo, las aprobaciones y la facturación. No hace monitoreo de medios, no busca periodistas, no distribuye comunicados ni hace escucha social. La página para agencias de relaciones públicas detalla ese límite. Si tu equipo ya trabaja con ciertos periodistas, puedes guardarlos como contactos, pero la base de medios sigue en su herramienta.

Para una agencia, lo que más se pierde cuando alguien se va o se ausenta es el contexto de cada cliente. Por qué conviene sacarlo de la cabeza de las personas lo contamos en el contexto del cliente debe estar en el CRM.

Preguntas frecuentes

¿El cliente puede ver nuestras notas internas?

No. Las notas de la ficha del cliente nunca salen del equipo, y los comentarios de las tareas son internos salvo que en una tarea de proyecto decidas mostrarle uno.

¿Puede el cliente aprobar algo sin tener cuenta en el portal?

Sí. Cuando le asignas una tarea en un proyecto, recibe un correo con un enlace para confirmarla aunque no tenga cuenta en el Portal de clientes.

¿Podemos llevar la iguala y los proyectos especiales del mismo cliente?

Sí. Una misma cuenta puede reunir el servicio recurrente, proyectos separados, documentos, facturas y oportunidades futuras.