CRM para servicios
Productoras e integradores AV: cambios con registro
Cómo dejar por escrito el cambio que el cliente pide después del primer corte o de la instalación, antes de prometer una fecha.
Un CRM para productoras audiovisuales e integradores AV sirve para que el cliente, el presupuesto, los hitos, las aprobaciones y los cambios estén en un solo registro, ligado a la factura. Su mayor valor aparece cuando el cliente pide algo tarde: una segunda versión, otro territorio de uso, una pantalla más en la sala. Si la versión aprobada y la solicitud nueva quedan registradas, el equipo puede calcular el trabajo extra antes de prometer una fecha.
Piensa en una productora que entrega el primer corte de una campaña. El cliente lo aprueba en una llamada y, dos días después, pide la misma pieza en otro idioma y para otro país. El productor dice que sí por WhatsApp, el editor se entera por el pasillo y el equipo de finanzas factura lo que decía la propuesta original. Cuando llega la discusión por el precio, nadie tiene a mano qué versión se aprobó ni cuándo se pidió el cambio.
Dónde se tuerce un proyecto audiovisual
El calendario de una producción es rígido en algunos puntos y elástico en otros. La preproducción se comprime, las fechas de rodaje son fijas y los cortes de revisión llegan escalonados. Un cambio creativo o de uso tardío mueve equipo, calendario, costo y fechas al mismo tiempo. Si no queda un registro visible de la decisión, el costo lo absorbe la productora.
En los integradores AV pasa algo parecido con otro vocabulario. La propuesta incluía una sala de reuniones con un sistema de videoconferencia, y durante la instalación el cliente pide sumar la sala contigua. El técnico lo resuelve en el sitio y la conversación comercial queda pendiente.
El presupuesto por hitos, desde la propuesta
El orden empieza antes del rodaje. En Propuestas armas la oferta con los servicios de tu catálogo o con líneas libres, cada una con su cantidad, unidad y precio, y una descripción con formato para explicar qué incluye y qué no. Esa descripción es útil en audiovisual: «dos rondas de revisión» o «uso en un territorio» escrito en la línea evita discusiones después.
El cliente acepta o rechaza en su portal, y la decisión queda con su nombre, su fecha y la versión que aprobó. Una propuesta aceptada se conserva tal cual: nadie reescribe lo que el cliente aprobó. Pasa a factura con sus mismas líneas, impuestos y descuento.
El corte de revisión como tarea del cliente
Muchos proyectos se detienen esperando algo del cliente: comentarios a un corte, una aprobación o un material. En Proyectos organizas la producción en fases, como preproducción, rodaje, posproducción y entrega, cada una con fechas y responsable. La revisión de un corte se puede asignar como tarea a una persona del cliente. Le llega un aviso en su portal y un correo con un enlace para confirmarla, aunque no tenga cuenta, y cuando responde la tarea se cierra.
Los comentarios internos de las tareas, el tiempo registrado, el presupuesto y la tarifa se quedan en tu equipo. El cliente ve en su portal el avance de las fases y lo que marcaste como visible.
Cuando el cliente pide algo después de aprobar
Cuando llega la segunda versión de idioma, el camino ordenado tiene tres pasos. Registras la solicitud, defines el trabajo adicional y solo después das una fecha. En AgentticCRM duplicas la propuesta aceptada y obtienes un borrador nuevo con sus líneas para la siguiente ronda, mientras el original queda intacto. El cliente acepta ese alcance nuevo en su portal y la productora factura cada cosa por separado.
Los costos que provoca el cambio, como un locutor o un día extra de un contratista, se registran en Gastos con el cliente y el proyecto. Si los marcas como facturables, esperan a la próxima factura de ese cliente como una línea más.
Integradores AV: la instalación termina, el soporte empieza
Para un integrador, la entrega abre otra etapa: el equipo que no enciende, el usuario que no sabe compartir pantalla, el mantenimiento acordado. Los tickets de soporte se relacionan con el proyecto y el servicio afectados, así que la llamada de la sala tres llega con todo lo que se instaló ahí. Si este tipo de trabajo es la mayor parte de tu operación, la página de CRM para instalación y mantenimiento lo cubre con más detalle. Y para que la propuesta del cambio no se quede sin respuesta, repasa cuándo volver a escribir.
Lo que el CRM no reemplaza en una productora
La página de AgentticCRM para productoras audiovisuales es explícita en esto. El CRM conecta el registro comercial, de producción, revisión y facturación. No es un gestor de activos, una suite de edición, una base de autorizaciones de derechos, un sistema de call sheets, un archivo de almacenamiento ni un motor de programación de producción. Esas herramientas siguen trabajando al lado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar por hitos de producción?
Sí. Puedes crear la factura desde el proyecto con las tareas facturables, su tiempo y su tarifa, o convertir la propuesta aceptada en factura con sus mismas líneas. Tú decides cuándo facturar cada etapa.
¿El cliente puede ver el material en el CRM?
Ve el avance de las fases y los archivos que compartes en su portal, y puede enviarte los que le pides. El CRM no reemplaza la plataforma donde revisas el material en video.
¿Sirve para una productora pequeña?
Sirve cuando hay varios clientes con proyectos, presupuestos y facturas que seguir al mismo tiempo. Los límites de cada plan están en la página de precios.